Καθορισμός διαδικασίας τήρησης και εκκαθάρισης Αρχείων του Υπουργείου Εξωτερικών.

---

Υπουργική Απόφαση Αριθμ. Φ. 7000/61/ΑΣ 273/2021

ΦΕΚ 2636/Β/18-6-2021

Καθορισμός διαδικασίας τήρησης και εκκαθάρισης Αρχείων του Υπουργείου Εξωτερικών.

O ΥΠΟΥΡΓΟΣ ΕΞΩΤΕΡΙΚΩΝ

Έχοντας υπόψη:

1. Τις διατάξεις:

α) της παρ. 4 του άρθρου 144 καθώς και του άρθρου 142 του ν. 4781/2021 «Οργάνωση και λειτουργία Υπουργείου Εξωτερικών, Συμβούλιο Απόδημου Ελληνισμού, ρύθμιση θεμάτων διεθνούς αναπτυξιακής συνεργασίας και ανθρωπιστικής βοήθειας και άλλες διατάξεις» (Α’ 31),

β) του άρθρου 90 του Κώδικα Νομοθεσίας για την Κυβέρνηση και τα κυβερνητικά όργανα (π.δ. 63/2005, Α’ 98), το οποίο διατηρήθηκε σε ισχύ με την παρ.  22 του άρθρου 119 του ν. 4622/2019,

γ) του π.δ. 162/1979 «Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων των Δημοσίων Υπηρεσιών» (Α’ 42).

2. Το π.δ. 83/2019 «Διορισμός Αντιπροέδρου της Κυβέρνησης, Υπουργών, Αναπληρωτών Υπουργών και Υφυπουργών» (Α’ 121).

3. Την υπό στοιχεία Α.Π. ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ΤΣΠΕΑΔ/Φ.3/οικ. 36705/25.11.2015 Εγκύκλιο του Υπουργείου Εσωτερικών.

4. Το γεγονός ότι από τις διατάξεις της παρούσας απόφασης δεν προκαλείται δαπάνη σε βάρος του κρατικού προϋπολογισμού, αποφασίζουμε:

 

Άρθρο 1

Σκοπός

Με την παρούσα ορίζεται η διαδικασία και οι όροι διαχείρισης, οργάνωσης, φύλαξης και εκκαθάρισης του αρχειακού υλικού του Υπουργείου Εξωτερικών από τη στιγμή της παραγωγής του από τις Διευθύνσεις, Γραφεία, Υπηρεσίες και Αρχές (εφεξής: οργανικές μονάδες του Υπουργείου Εξωτερικών) έως και την καταστροφή του ή την παράδοση και φύλαξή του από την Υπηρεσία Διπλωματικού και Ιστορικού Αρχείου (εφεξής: ΥΔΙΑ), σύμφωνα με τις προβλέψεις του άρθρου 142 του Οργανισμού του Υπουργείου Εξωτερικών (ν. 4781/2021).

 

Άρθρο 2

Πεδίο εφαρμογής

1. Η παρούσα αφορά στο σύνολο του αρχειακού υλικού του Υπουργείου Εξωτερικών, όπως αυτό ορίζεται στο άρθρο 142, με εξαίρεση τα ηλεκτρονικά έγγραφα που παράγονται από τις Υπηρεσίες και Διευθύνσεις της Κεντρικής Υπηρεσίας και Αρχές του Εξωτερικού, η διαδικασία ταξινόμησης, οργάνωσης και εκκαθάρισης των οποίων θα καθορισθούν με π.δ. σύμφωνα με τα οριζόμενα στην παρ. 6 του άρθρου 144 του ν. 4781/2021.

2. Αρχειακό υλικό για τις ανάγκες της παρούσας νοείται οποιοδήποτε τεκμήριο καταγραφής πληροφοριών που περιέρχεται στις οργανικές μονάδες του Υπουργείου Εξωτερικών ή παράγεται ή εξάγεται από αυτές, οποιαδήποτε μορφή και αν έχει, ανεξαρτήτως ύλης και υποστρώματος, συμπεριλαμβανομένων φακέλων με έγγραφα, χαρτών, αντικειμένων εθνολογικής και ιστορικής αξίας, εκδόσεων και αντικειμένων φιλοφρονήσεων (δώρα, κ.λπ.) προς εκπροσώπους της ελληνικής Αρχής στο εξωτερικό, ταινιών, φωτογραφιών και άλλου οπτικο-ακουστικού υλικού, κειμηλίων, παρασήμων, κ.λπ.

3. Οι προβλέψεις της παρούσας εφαρμόζονται τόσο από τις οργανικές μονάδες του Υπουργείου Εξωτερικών πριν παραδώσουν το αρχειακό τους υλικό στην ΥΔΙΑ, όσο και από την ίδια την ΥΔΙΑ κατά την περαιτέρω ταξινόμηση, οργάνωση και ηλεκτρονική καταχώρηση του υλικού αφού της παραδοθεί.

 

Άρθρο 3

Αρχείο άλλων φορέων

1. Το αρχειακό υλικό Γραφείων ή Αρχών που ανήκουν σε άλλον δημόσιο φορέα (Γραφεία Τύπου πριν από το 2019, Γραφεία Οικονομικών και Εμπορικών Υποθέσεων πριν από το 2003, Γραφεία ΑΚΑΜ, Προξενικά Λιμεναρχεία, κ.λπ.) δεν αποτελεί αρχείο του Υπουργείου Εξωτερικών και δεν οργανώνεται ούτε εκκαθαρίζεται με βάση τα διαλαμβανόμενα στην παρούσα.

2. Το αρχειακό υλικό της προηγούμενης παραγράφου, αποστέλλεται, με ευθύνη του προϊσταμένου της Αρχής, στον φορέα στον οποίο ανήκει ή στα Γενικά Αρχεία του Κράτους, σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία.

 

ΚΕΦΑΛΑΙΟ Α’

Βασικές αρχές τήρησης αρχείου

 

Άρθρο 4

Κατηγορίες αρχείων

Το αρχείο των οργανικών μονάδων του Υπουργείου Εξωτερικών διακρίνεται στις κάτωθι κατηγορίες:

α. Τρέχον αρχείο: Περιλαμβάνει το σύνολο των φακέλων, εγγράφων ή άλλων τεκμηρίων του τρέχοντος ημερολογιακού έτους και διατηρείται στους χώρους των οργανικών μονάδων όπου βρίσκονται οι παραγωγοί του και τελεί υπό την ευθύνη τους.

β. Παρελθόν αρχείο: Περιέχει το αρχειακό υλικό των πέντε (5) τελευταίων ετών, πλην εκείνου του τρέχοντος ημερολογιακού έτους και διατηρείται στους χώρους των οργανικών μονάδων όπου βρίσκονται οι παραγωγοί του και τελεί υπό την ευθύνη τους.

γ. Αρχείο διαρκούς ισχύος (αρχείο διηνεκούς υπηρεσιακής χρησιμότητας): Περιέχει τεκμήρια ζωτικής σημασίας που παραμένουν υπηρεσιακά ενεργά, κατά την κρίση του προϊσταμένου της οργανικής μονάδας και διατηρείται στους χώρους των οργανικών μονάδων όπου βρίσκονται οι παραγωγοί του και τελεί υπό την ευθύνη τους. Σε αυτό συγκαταλέγεται και το αρχείο με αντίγραφα σημαντικών εγγράφων προηγούμενων ετών ή και αναλύσεων - μελετών για θέματα αρμοδιότητας της οργανικής μονάδας, το οποίο αποτελείται από ειδικούς φακέλους εργασίας - φακέλους αναφοράς. Ειδικά για τις Αρχές Εξωτερικού, ενδεικτικός κατάλογος κατηγοριών εγγράφων που μπορεί να περιλαμβάνονται περιέχεται στο άρθρο 15.2 της παρούσας.

δ. Ενδιάμεσο (υπηρεσιακό) αρχείο: Περιέχει αρχειακό υλικό των τριάντα (30) τελευταίων ετών, εκτός εκείνου που ανήκει στο τρέχον και το παρελθόν αρχείο. Οργανώνεται, καταλογογραφείται, εκκαθαρίζεται και στη συνέχεια παραδίδεται προς φύλαξη και διαχείριση στην ΥΔΙΑ, με βάση τις προβλέψεις της παρούσας. Έως την παράδοσή του στην ΥΔΙΑ παραμένει υπό την ευθύνη της παραγωγού οργανικής μονάδας.

ε. Ιστορικό αρχείο: Περιλαμβάνει όλα τα έγγραφα που δεν περιέχονται στις ανωτέρω τέσσερις κατηγορίες αρχείων. Εάν μέρος του ιστορικού αρχείου οργανικών μονάδων έχει παραμείνει στους χώρους τους και δεν έχει εκκαθαρισθεί και παραδοθεί στην ΥΔΙΑ κατά το χρονικό διάστημα που αποτέλεσε μέρος του ενδιάμεσου αρχείου, οργανώνεται καταλογογραφείται και εκκαθαρίζεται κατά προτεραιότητα, σύμφωνα με τις προβλέψεις της παρούσας, και μεταφέρεται στην ΥΔΙΑ προς φύλαξη και διαχείριση.

 

Άρθρο 5

Φύλαξη του αρχείου

Το αρχείο φυλάσσεται σε ειδικά διαμορφωμένο χώρο, στον οποίο, με μέριμνα των προϊσταμένων των οργανικών μονάδων, εξασφαλίζονται οι ενδεδειγμένες βέλτιστες συνθήκες φύλαξής του, όπως αναφέρονται στα διεθνή πρότυπα, ακολουθούνται οι ορθοί τρόποι χειρισμού του υλικού σύμφωνα με τις διεθνώς αποδεκτές βέλτιστες πρακτικές και οδηγίες, και τηρούνται οι διατάξεις της ελληνικής και διεθνούς νομοθεσίας σχετικά με τη φύλαξη ευαίσθητου και διαβαθμισμένου υλικού, λαμβανομένου υπόψη του Εθνικού Κανονισμού Ασφαλείας και του Εθνικού Κανονισμού Βιομηχανικής Ασφαλείας ή των τυχόν ειδικών διατάξεων περί ασφάλειας πληροφοριών που περιλαμβάνονται σε διμερείς και διεθνείς Συμφωνίες τις οποίες έχει συνάψει η χώρα.

 

Άρθρο 6

Διαχείριση του αρχείου

Το αρχείο αποτελεί αντικείμενο διαχείρισης αποκλειστικά εντεταλμένων προς τούτο αρχειοφυλάκων εκ των υπαλλήλων του Υπουργείου, οι οποίοι και έχουν πρόσβαση σε αυτό κατ’ αποκλειστικότητα, με εντολή του προϊσταμένου κάθε οργανικής μονάδας.

 

ΚΕΦΑΛΑΙΟ Β’

Εκκαθάριση αρχείου

 

Άρθρο 7

Έννοια της εκκαθάρισης

1. Η εκκαθάριση, ως μέρος της διαδικασίας ταξινόμησης του αρχείου, συνίσταται στον διαχωρισμό και την επιλογή του αρχειακού υλικού που θα διατηρηθεί στο διηνεκές ως ιστορικό αρχείο και εκείνου που θα καταστραφεί μετά από ορισμένο χρονικό διάστημα, σύμφωνα με τις προβλέψεις και τους όρους της παρούσας.

2. Η εκκαθάριση μπορεί να πραγματοποιείται είτε σε επίπεδο φακέλου εγγράφων, είτε σε επίπεδο μεμονωμένων τεκμηρίων.

 

Άρθρο 8

Χρονικά όρια

1. Αρχειακό υλικό που ανήκει στο τρέχον και το παρελθόν αρχείο, σύμφωνα με τους ορισμούς του άρθρου 4, δεν εκκαθαρίζεται και δεν καταστρέφεται, εκτός εάν προβλέπεται ρητά στο Παράρτημα της παρούσας.

2. Οι οργανικές μονάδες του Υπουργείου εκκαθαρίζουν το ενδιάμεσο αρχείο υποχρεωτικά εντός δεκαετίας από την παραγωγή του.

3. Την ευθύνη επίβλεψης της εφαρμογής της διαδικασίας εκκαθάρισης εντός των τεθέντων χρονικών ορίων έχει η ΥΔΙΑ, από κοινού με τη Γενική Επιθεώρηση όπου προβλέπεται έγκριση της τελευταίας.

 

Άρθρο 9

Ευθύνη της εκκαθάρισης

1. Η εκκαθάριση του αρχείου πραγματοποιείται από τις οργανικές μονάδες που είναι οι παραγωγοί του.

2. Την εκκαθάριση διενεργεί ο ασκών χρέη αρχειοφύλακα εντεταλμένος υπάλληλος, ενδεχομένως με τη συνδρομή και άλλων υπαλλήλων, σε συνεργασία με τον προϊστάμενο της οργανικής μονάδας ή διπλωματικού υπαλλήλου που αυτός θα ορίσει και σε συνεννόηση με την ΥΔΙΑ. Οι διενεργούντες την εκκαθάριση υπάλληλοι συντάσσουν τον Κατάλογο Εκτίμησης Εκκαθάρισης. Στην περίπτωση που η εκκαθάριση πραγματοποιείται από την ίδια την ΥΔΙΑ, τον Κατάλογο Εκτίμησης συντάσσει ο εντεταλμένος να πραγματοποιήσει την εκκαθάριση υπάλληλος της ΥΔΙΑ.

 

Άρθρο 10

Επιλογή υλικού προς καταστροφή

1. Αφού ελεγχθεί το ακριβές περιεχόμενο του κάθε φακέλου ή μεμονωμένου τεκμηρίου, η επιλογή του υλικού που προτείνεται προς καταστροφή γίνεται με βάση το Πρόγραμμα Εκκαθάρισης Αρχειακού Υλικού που επισυνάπτεται στο Παράρτημα της παρούσας και αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της. Στο Πρόγραμμα αναφέρονται αναλυτικά όλες οι κατηγορίες χαρτώου και άλλου αρχειακού υλικού (πλην ηλεκτρονικών εγγράφων) και σημειώνεται για κάθε μία από αυτές εάν το σχετικό υλικό:

α) διατηρείται (στο διηνεκές) και επομένως μπορεί να μεταφερθεί στην ΥΔΙΑ ως ιστορικό αρχείο, ή

β) μπορεί να τεθεί σε διαδικασία καταστροφής και ποιο είναι το ελάχιστο χρονικό διάστημα διατήρησής του.

2. Καταστροφή αρχειακού υλικού μπορεί να εγκριθεί αποκλειστικά και μόνο εάν υπάρχει η σχετική πρόβλεψη για τη συγκεκριμένη κατηγορία υλικού στο Πρόγραμμα Εκκαθάρισης. Το υπόλοιπο αρχειακό υλικό διατηρείται στο διηνεκές.

 

Άρθρο 11

Κατάλογος Εκτίμησης Εκκαθάρισης

1. Στον Κατάλογο Εκτίμησης καταγράφεται το αρχειακό υλικό που προτείνεται προς καταστροφή, σύμφωνα με τις προβλέψεις της παρούσας και το Πρόγραμμα Εκκαθάρισης. Σε αυτόν αναγράφονται, κατ’ ελάχιστο:

α) το θέμα του φακέλου (ή μεμονωμένων τεκμηρίων),

β) ο αριθμός φακέλου (θεματικής κατάταξης) με βάση το θεματολόγιο της Υπηρεσίας/Αρχής, και

γ) το χρονικό διάστημα που καλύπτει ο φάκελος (ή η ημερομηνία μεμονωμένων τεκμηρίων).

Ο Κατάλογος υπογράφεται από τους υπαλλήλους που διενεργούν την εκκαθάριση, σύμφωνα με το άρθρο 9 της παρούσας.

2. Ο Κατάλογος Εκτίμησης αποστέλλεται προς έγκριση στην ΥΔΙΑ και κοινοποιείται στη Γενική Επιθεώρηση και στην αρμόδια πολιτική Διεύθυνση του Υπουργείου Εξωτερικών, εφόσον πρόκειται για αρχείο Πρεσβευτικής Αρχής ή Μόνιμης Αντιπροσωπείας. Στην περίπτωση αρχείου έμμισθης Προξενικής Αρχής, κοινοποιείται και στην εποπτεύουσα Πρεσβευτική Αρχή.

3. Εάν στον Κατάλογο περιλαμβάνεται και υλικό που εμπίπτει στις περιπτώσεις της παρ. 2 του άρθρου 12, η Γενική Επιθεώρηση αποτελεί συναποδέκτη, μαζί με την ΥΔΙΑ, του αιτήματος έγκρισης.

 

Άρθρο 12

Έγκριση καταστροφής αρχειακού υλικού

1. Η ΥΔΙΑ εξετάζει τον Κατάλογο Εκτίμησης Εκκαθάρισης και εγκρίνει την καταστροφή του περιεχομένου σε αυτόν αρχειακού υλικού, εφόσον συνάδει με τις προβλέψεις του Προγράμματος Εκκαθάρισης και δεν υπάρχουν ειδικοί λόγοι που να υπαγορεύουν τη διατήρηση υλικού πέρα από τα προβλεπόμενα στο Πρόγραμμα. Εάν το κρίνει απαραίτητο, και προκειμένου να διαμορφώσει ολοκληρωμένη άποψη, η ΥΔΙΑ μπορεί να ζητήσει τις απόψεις αρμοδίων Διευθύνσεων ή Υπηρεσιών του Υπουργείου ή άλλου δημόσιου φορέα πριν χορηγήσει έγκριση καταστροφής αρχειακού υλικού.

2. Ειδικότερα, στις περιπτώσεις που προτείνεται η καταστροφή φακέλων ή εγγράφων που αφορούν:

α) οικονομική διαχείριση,

β) εκδόσεις διαβατηρίων,

γ) χορήγηση θεωρήσεων εισόδου,

η ΥΔΙΑ ζητεί την άποψη της Γενικής Επιθεώρησης σχετικά με την έγκριση ή μη της καταστροφής του σχετικού υλικού, άποψη η οποία είναι δεσμευτική για την ΥΔΙΑ.

 

Άρθρο 13

Καταστροφή αρχειακού υλικού

1. Μετά από την έγκριση καταστροφής αρχειακού υλικού, η ενδιαφερόμενη οργανική μονάδα καταστρέφει το εγκριθέν υλικό, με μέριμνα του προϊσταμένου της ή ενός διπλωματικού υπαλλήλου που ορίζεται από τον προϊστάμενο, και των υπολοίπων αρμοδίων σύμφωνα με το άρθρο 9 της παρούσας υπαλλήλων, κατά τις προβλέψεις του Εθνικού Κανονισμού Ασφαλείας και, εάν πρόκειται για Αρχή Εξωτερικού, τις προβλέψεις της νομοθεσίας του κράτους διαπίστευσης.

2. Το αρχειακό υλικό καταστρέφεται υποχρεωτικά διά πυρράς ή με τη βοήθεια χαρτοκοπτικού μηχανήματος αποκλειστικά τύπου cross/cut.

3. Οι υπάλληλοι που έχουν την ευθύνη για την καταστροφή του αρχειακού υλικού, σύμφωνα με τις προβλέψεις της παρ. 1, μόλις ολοκληρωθεί η καταστροφή συντάσσουν Πρωτόκολλο Καταστροφής, που περιλαμβάνει αναλυτική καταγραφή του υλικού που καταστράφηκε με τον ίδιο τρόπο που συντάσσεται ο Κατάλογος της παρ. 1 του άρθρου 11 της παρούσας. Το Πρωτόκολλο αποστέλλεται στην ΥΔΙΑ και τη Γενική Επιθεώρηση. Στην περίπτωση που η εκκαθάριση πραγματοποιείται από την ίδια την ΥΔΙΑ στους χώρους της, αφού της έχει παραδοθεί το υλικό, το Πρωτόκολλο αρχειοθετείται στην ΥΔΙΑ και αποστέλλεται στη Γενική Επιθεώρηση εφόσον περιλαμβάνει υλικό των περιπτώσεων της παρ. 2 του άρθρου 12 της παρούσας.

 

ΚΕΦΑΛΑΙΟ Γ’

Οργάνωση αρχείου

 

Άρθρο 14

Οργάνωση αρχείου

1. Οι οργανικές μονάδες του Υπουργείου Εξωτερικών, τηρώντας τις οδηγίες και τους κανόνες οργάνωσης αρχείου που εφαρμόζει η ΥΔΙΑ, οργανώνουν και καταλογογραφούν το ενδιάμεσο και (εάν έχει παραμείνει στους χώρους τους) το ιστορικό αρχείο τους πριν το παραδώσουν στην ΥΔΙΑ.

2. Η ΥΔΙΑ αναρτά ή αποστέλλει οδηγίες για τη σωστή οργάνωση του αρχείου.

3. Οι οργανικές μονάδες της Κεντρικής Υπηρεσίας προμηθεύονται από την ΥΔΙΑ ειδικό αρχειονομικό υλικό (λ.χ. αντιόξινους φακέλους, αρχειονομικά κυτία, γάντια κ.λπ.), εφόσον τούτο είναι διαθέσιμο, προκειμένου να ολοκληρώσουν την οργάνωση του αρχείου τους.

4. Οι Αρχές Εξωτερικού προμηθεύονται το υλικό της προηγούμενης παραγράφου από την τοπική αγορά, κατόπιν οδηγιών και συνεννόησης με την ΥΔΙΑ. Κατ’ εξαίρεση μπορεί το υλικό να αποσταλεί από την ΥΔΙΑ όταν: α) δεν υπάρχει στην επιτόπια αγορά και β) οι οικονομικές υπηρεσίες εγκρίνουν την προμήθεια από την ΥΔΙΑ και το κόστος αποστολής του στην Αρχή.

 

Άρθρο 15

Αρχείο διαρκούς ισχύος

1. Το αρχείο διαρκούς ισχύος επικαιροποιείται ανά τακτά χρονικά διαστήματα, έτσι ώστε να περιέχει αποκλειστικά χρήσιμο και απαραίτητο υλικό για την άσκηση των αρμοδιοτήτων των Υπηρεσιών της Κεντρικής Υπηρεσίας και των Αρχών Εξωτερικού. Αρχειακό υλικό που παύει να αποτελεί μέρος του αρχείου διαρκούς ισχύος κατατάσσεται στις λοιπές κατηγορίες αρχείου, σύμφωνα με το άρθρο 4 της παρούσας.

2. Το αρχείο διαρκούς ισχύος για τις Αρχές Εξωτερικού περιλαμβάνει ενδεικτικά τα εξής:

1) Φάκελο σύστασης της Αρχής: Έγγραφα σχετικά με τη σύσταση της Αρχής και τη σύσταση και λειτουργία Γραφείου Οικονομικών και Εμπορικών Υποθέσεων, Γραφείου Δημόσιας Διπλωματίας και Γραφείου ΑΚΑΜ.

2) Φάκελο κτηρίων της Αρχής: Βασικά έγγραφα για τα υπάρχοντα κτήρια της Αρχής και το ιδιοκτησιακό καθεστώς τους σε περίπτωση που ανήκουν στο Ελληνικό Δημόσιο, όπως και έγγραφα για τα κτήρια και το καθεστώς ιδιοκτησίας και λειτουργίας ιδρυμάτων, κέντρων, ινστιτούτων, σχολείων, κ.λπ. στην αλλοδαπή που ανήκουν στο Ελληνικό Δημόσιο (συμβολαιογραφικά έγγραφα και τροποποιήσεις αυτών, κατόψεις, αρχιτεκτονικά-πολεοδομικά σχέδια, χρονομισθώσεις/leasing, νομικά έγγραφα τίτλων ακινήτου, μελέτες-εκθέσεις για ανακαινίσεις-σημαντικές επισκευές-έργα συντήρησης, κ.λπ.). Επίσης, βασικά έγγραφα για τη συντήρηση κτηριακών εγκαταστάσεων της Αρχής (σε περίπτωση οικημάτων που ανήκουν στο Ελληνικό Δημόσιο).

3) Φάκελο μισθωτηρίων συμβολαίων υπαρχόντων κτηρίων της Αρχής.

4) Φάκελο συμβολαίων/συμβάσεων παροχής υπηρεσιών και υπηρεσιών κοινής ωφελείας (σε χρήση).

5) Μελέτες-αναλύσεις-σημειώματα-εκθέσεις για τις διμερείς σχέσεις Ελλάδας με το κράτος διαπίστευσης και σε περίπτωση παράλληλης διαπίστευσης και με το αντίστοιχο κράτος ή κράτη. Διατηρείται το σύνολο των Ετήσιων Εκθέσεων της Αρχής των τελευταίων είκοσι (20) ετών ή και πλέον αυτής κατά την κρίση του προϊσταμένου της Αρχής.

6) Φάκελο εγκυκλίων (που βρίσκονται σε ισχύ).

7) Φάκελο διατάξεων περί προνομίων-ατελειών (σε ισχύ).

8) Φάκελο Πρωτοκόλλων Παράδοσης-Παραλαβής Αρχής (των τελευταίων 30 ετών).

9) Πρωτόκολλα καταστροφής υλικού (των τελευταίων 30 ετών).

10) Κατάλογο διμερών Συμβάσεων με το κράτος διαπίστευσης και σε περίπτωση παράλληλης διαπίστευσης και με το αντίστοιχο κράτος ή τα αντίστοιχα κράτη.

11) Φάκελο με βασικά έγγραφα για την προμήθεια και τις ανάγκες συντήρησης υλικού υπάρχοντος κινητού εξοπλισμού Αρχής.

12) Φάκελο επιτόπιου προσωπικού.

13) Διαπιστεύσεις προϊσταμένου της Αρχής (των τελευταίων 30 ετών).

14) Φάκελο επίσημων επισκέψεων και σημαντικών επισκέψεων εργασίας σε διμερές επίπεδο μεταξύ Ελλάδας και κράτους διαπίστευσης (των τελευταίων 30 ετών).

15) Υποστηρικτικό υλικό για την οικονομική διαχείριση της Αρχής, όπως διατάξεις σε ισχύ περί Δημοσίου Λογιστικού και Δημοσίων Υπολόγων, έγγραφα για τη συνεργασία της Αρχής με επιτόπιες Τράπεζες, τραπεζικοί λογαριασμοί Αρχής, Αρχείο Εγκυκλίων Οικονομικής Διαχείρισης).

16) Φάκελο επιθεωρήσεων Γενικής Επιθεώρησης (των τελευταίων 30 ετών).

17) Φάκελο νομικών εκκρεμοτήτων/ζητημάτων Αρχής και στοιχεία επικοινωνίας με δικηγόρο/ους για παροχή νομικών συμβουλών επιτοπίως.

18) Φάκελο αρχείου και βιβλιοθήκης Αρχής.

19) Φάκελο βασικών εγγράφων για την προετοιμασία της Εθνικής Εορτής και σημαντικών εκδηλώσεων-δεξιώσεων στο πλαίσιο δημοσίων σχέσεων.

 

ΚΕΦΑΛΑΙΟ Δ’ - Παράδοση αρχείου

 

Άρθρο 16

Παράδοση αρχείου

1. Αμέσως μετά την εκκαθάριση και οργάνωση του υλικού, το αρχείο που κρίνεται ότι διατηρείται στο διηνεκές, σύμφωνα με τις προβλέψεις του Παραρτήματος της παρούσας, παραδίδεται στην ΥΔΙΑ, ύστερα από αίτημα της ενδιαφερόμενης οργανικής μονάδας και έγκριση της ΥΔΙΑ.

2. Η ΥΔΙΑ παραλαμβάνει αποκλειστικά αρχείο εκκαθαρισμένο και οργανωμένο. Προκειμένου να χορηγήσει τη σχετική έγκριση, η ΥΔΙΑ εξετάζει και διαπιστώνει ότι έχει ολοκληρωθεί καλώς η προβλεπόμενη από την παρούσα εκκαθάριση, οργάνωση και καταλογογράφηση και εγκρίνει την αποστολή. Σε αντίθετη περίπτωση, αρνείται την παραλαβή μη ή ελλιπώς εκκαθαρισθέντος και οργανωθέντος αρχειακού υλικού.

3. Η ΥΔΙΑ δύναται να αρνηθεί την παραλαβή αρχείου εάν δεν υπάρχει ο αναγκαίος για την τοποθέτησή του κενός χώρος στα αρχειοστάσια που έχει στη διάθεσή της. Αιτιολογημένη σχετική απόφαση αποστέλλεται στην ενδιαφερόμενη οργανική μονάδα, και κοινοποιείται στη Γενική Επιθεώρηση και τη Γενική Διεύθυνση Προσωπικού και Διοικητικής Οργάνωσης.

4. Δαπάνη για μεταφορά αρχειακού υλικού στην ΥΔΙΑ εγκρίνεται μόνο εάν έχει προηγηθεί η αναφερόμενη στις προηγούμενες παραγράφους του παρόντος άρθρου έγκριση της ΥΔΙΑ.

 

Άρθρο 17

Κατάλογος αρχείου και Πρωτόκολλο Παράδοσης

1. Το προς παράδοση στην ΥΔΙΑ αρχείο συνοδεύεται απαραιτήτως από σχετικό κατάλογο, στον οποίο αναγράφονται τα στοιχεία του παραδιδόμενου αρχειακού υλικού (ελάχιστα αναφερόμενα στοιχεία φακέλου ή άλλου τεκμηρίου: έτος κατάταξης, χρονικό διάστημα,τίτλος και αριθμός θεματικής κατάταξης). Ο κατάλογος επέχει θέση Πρωτοκόλλου Παράδοσης, αποστέλλεται στην ΥΔΙΑ και κοινοποιείται στη Γενική Επιθεώρηση και στην αρμόδια πολιτική Διεύθυνση του Υπουργείου, εφόσον πρόκειται για αρχείο Πρεσβευτικής Αρχής ή Μόνιμης Αντιπροσωπείας, στη δε περίπτωση αρχείου έμμισθης Προξενικής Αρχής, κοινοποιείται και στην εποπτεύουσα Πρεσβευτική Αρχή.

2. Εάν κατά τη διαδικασία εκκαθάρισης και οργάνωσης κριθεί απαραίτητο για οποιονδήποτε λόγο να παραμείνει στην οργανική μονάδα μέρος του ενδιάμεσου, όπως και του ιστορικού αρχείου, μαζί με το Πρωτόκολλο Παράδοσης αποστέλλεται στην ΥΔΙΑ και κατάλογος περιγραφής του αρχείου που δεν παραδίδεται.

 

Άρθρο 18

Αποστολή αρχείου

Οι επικεφαλής των Αρχών Εξωτερικού φέρουν την ευθύνη επιλογής του τρόπου αποστολής του αρχείου στην ΥΔΙΑ και εξασφαλίζουν την τήρηση των όρων ασφαλείας και προστασίας της φυσικής ακεραιότητας του αρχειακού υλικού από κάθε είδους φθορά, λαμβανομένων υπόψη των σχετικών προβλέψεων του Εθνικού Κανονισμού Ασφαλείας. Πρακτικά ζητήματα της αποστολής και πιθανές ημερομηνίες παράδοσης-παραλαβής του αρχείου αποφασίζονται από τις Αρχές Εξωτερικού κατόπιν συνεννόησης με την ΥΔΙΑ.

 

ΚΕΦΑΛΑΙΟ Ε’

Συνδρομή ΥΔΙΑ

 

Άρθρο 19

Επιτόπου συνδρομή της ΥΔΙΑ σε διαδικασία ταξινόμησης

Εάν το προς εκκαθάριση και οργάνωση αρχείο μιας οργανικής μονάδας είναι ογκώδες ή/και ευρίσκεται σε πολύ κακή κατάσταση, ή όταν επείγει, για εθνικούς ή άλλους λόγους, η άμεση μεταφορά του στην ΥΔΙΑ, οι οργανικές μονάδες υποβοηθούνται στο έργο της εκκαθάρισης και οργάνωσης από το προσωπικό της ΥΔΙΑ. Στην περίπτωση αυτή, κατόπιν αιτήματος του προϊσταμένου της ενδιαφερόμενης οργανικής μονάδας, η ΥΔΙΑ διαθέτει υπαλλήλους οι οποίοι μεταβαίνουν εκεί όπου φυλάσσεται το υπό ταξινόμηση αρχείο, για χρονικό διάστημα το οποίο κρίνεται απαραίτητο για την ολοκλήρωση της ανωτέρω εργασίας ή για την παροχή οδηγιών προς το προσωπικό της οργανικής μονάδας, ώστε να ολοκληρώσει στη συνέχεια μόνο του τη διαδικασία ταξινόμησης.

 

Άρθρο 20

Εκπαίδευση και οδηγίες

1. Η Διπλωματική Ακαδημία, σε συνεργασία με την ΥΔΙΑ και τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων του Υπουργείου Εξωτερικών, δύναται να πραγματοποιήσει επιμορφωτικά προγράμματα σχετικά με τις βέλτιστες αρχειακές πρακτικές και τους κανόνες ορθής τήρησης αρχείου. Τα προγράμματα απευθύνονται σε υπαλλήλους που ασκούν ή πρόκειται να ασκήσουν καθήκοντα αρχειοφύλακα ή/και σε άλλους ενδιαφερόμενους υπαλλήλους, τόσο της Κεντρικής Υπηρεσίας όσο και των Αρχών Εξωτερικού.

2. Η ΥΔΙΑ αναρτά, αποστέλλει και επικαιροποιεί περαιτέρω οδηγίες προς διευκρίνιση των προβλέψεων της παρούσας και απαντά σε σχετικά ερωτήματα των Υπηρεσιών και Αρχών.

 

Άρθρο 21

Τελικές διατάξεις

1. Η απόφαση ισχύει από τη δημοσίευσή της στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως.

2. Από την έναρξη ισχύος της παρούσας παύει η εφαρμογή της με Α.Π: Φ. 900/ΑΣ 296/21.11.1999 εγκυκλίου του Γενικού Γραμματέα Διοίκησης και Οργάνωσης και της συμπληρωματικής εγκυκλίου της ΥΔΙΑ με ΑΠ: 7320/126/ΑΣ 336/20.7.2005.

Η απόφαση αυτή να δημοσιευθεί στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως.

Αθήνα, 7 Ιουνίου 2021