Προεδρικό Διάταγμα 245/1997 - ΦΕΚ Α-180/15-9-1997 (Κωδικοποιημένο)

ΑΡΧΙΚΟ ΚΕΙΜΕΝΟ ΔΙΑΤΑΞΕΩΝ ΦΕΚ

Το παρακάτω κείμενο διατάξεων αποτελεί το αρχικό κείμενο των διατάξεων, όπως ήταν δημοσιευμένες στο Φ.Ε.Κ., οι οποίες έχουν τροποποιηθεί με μεταγενέστερες διατάξεις

Προεδρικό Διάταγμα υπ΄ αριθ. 245/1997
(ΦΕΚ Α' 180/15.09.1997)
Εκκαθάριση αρχείων των Υπηρεσιών της Ελληνικής Αστυνομίας

Έχοντας υπόψη:
1. Τις διατάξεις:
α. Του άρθρου 8 παρ. 1 του Ν.Δ. 3983/1959 (Α΄- 197) «Περί μέτρων τινών προς βελτίωσιν της λειτουργίας των Δημοσίων Υπηρεσιών».
β. Του Π.Δ. 137/1986 (Α΄- 51) «Συγκρότηση της Γενικής Γραμματείας Δημόσιος Τάξης σε Υπουργείο Δημόσιας Τάξης,
γ. Του άρθρου 29Α του ν. 1558/1985 (Α - 137) που προστέθηκε με το άρθρο 27 του Ν. 2081/1992 (Α- 154). όπως αντικαταστάθηκε με το άρθρο 1 παρ. 2α του Ν. 2469/1997 (Α - 38).
2. Το γεγονός ότι από τις διατάξεις του παρόντος δεν προκαλείται δαπάνη σε βάρος του κρατικού προϋπολογισμού.
3. Την υπ΄αριθμ. 360/1997 γνωμοδότηση του Συμβουλίου της Επικρατείας, ύστερα από πρόταση του Υπουργού Δημόσιας Τάξης, αποφασίζουμε:

Άρθρο 1.
Έκταση εφαρμογής.
Οι διατάξεις του παρόντος διατάγματος εφαρμόζονται γιο το αδιαβάθμητο υλικό των αρχείων των Υπηρεσιών της Ελληνικής Αστυνομίας.


Άρθρο 2.
Αρχεία Υπηρεσιών Ελληνικής Αστυνομίας.
1. Στις κεντρικές και Περιφερειακές Υπηρεσίες της Ελληνικής Αστυνομίας τηρούνται αρχεία γενικών και ατομικών υποθέσεων, στο οποία φυλάσσονται όλα τα έγγραφα και λοιπά στοιχείο των Υπηρεσιών αυτών.
2. Τα αρχεία αυτά διακρίνονται στις ακόλουθες κατηγορίες:
α. Στα ανενεργά αρχεία, που περιλαμβάνουν το υλικό το οποίο, δεν έχει πια υπηρεσιακή
χρησιμότητα και έχει υποστεί τη διαδικασία της εκκαθάρισης, σύμφωνα με τις κείμενες
διατάξεις. Για το υλικό αυτό εφαρμόζεται ανάλογο η διάταξη της παρ. 2 περ. α΄ του άρθρου 2
του Ν. 1946/ 1991 (Α 69).
β. Στο ημιενεργά αρχεία, που περιλαμβάνουν τα έγγραφο των οποίων έχει λήξει ο χρόνος υπηρεσιακής χρησιμότητας και στο οποίο πρέπει να γίνει εκκαθάριση.
γ. Στα τρέχοντα αρχείο, Που περιλαμβάνουν τα έγγραφα το οποίο έχουν ακόμη υπηρεσιακή χρησιμότητα.
δ. Στα αρχεία διηνεκούς υπηρεσιακής χρησιμότητας που παρά την παλαιότητα τους εξακολουθούν να έχουν υπηρεσιακή χρησιμότητα. Για τα αρχείο της κατηγορίας αυτής εφαρμόζεται ανάλογα η διάταξη της παρ. 2 περ. δ’ του άρθρου 2 του Ν. 1946/ 1991, με εξαίρεση τα έγγραφα εκείνα που γιο την εξυπηρέτηση κατά την υπηρεσιακή πρακτική απαιτείται άμεση πρόσβαση σ’ αυτά.

Άρθρο 3.
Καθορισμός χρόνου διατήρησης εγγράφων για αρχειοθέτηση.
Με την επιφύλαξη των διατάξεων του άρθρου 15 του Ν. 1599/1986 (Α - 75), σε συνδυασμό με τις διατάξεις του άρθρου 1, της παρ. 2 του άρθρου 3 και του άρθρου 4 του Ν.Δ. 1196/1972 (Α- 109) και του Β.Δ. 750/1972(Α’-217), ο χρόνος διατήρησης των εγγράφων και λοιπών στοιχείων στα αρχεία των Υπηρεσιών της Ελληνικής Αστυνομίας, καθορίζεται, κατά κατηγορίες εγγράφων, ως εξής:

(Βλέπε οικείο ΦΕΚ)

Άρθρο 4.
Επιτροπές εκκαθάρισης παλαιών αρχείων Ελληνικής Αστυνομίας
1.Η εκκαθάριση των αρχείων της Ελληνικής Αστυνομίας, που υφίστανται κατά την έναρξη της ισχύος του παρόντος διατάγματος, γίνεται από τριμελείς επιτροπές, αποτελούμενες από αστυνομικούς ή πολιτικούς υπαλλήλους με πρόεδρο αξιωματικό. Κατά τα λοιπά εφαρμογή έχει η διάταξη του δεύτερου εδαφίου της παραγράφου 3 του άρθρου 80 του Π.Δ. 75/1987 (Α 45). Ειδικά, για την εκκαθάριση των αρχείων των Γενικών Επιθεωρήσεων Αστυνομίας, των Επιθεωρήσεων Αστυνομίας και των επιτελείων των Γενικών Αστυνομικών Διευθύνσεων, οι επιτροπές συγκροτούνται με απόφαση του οικείου Γενικού Επιθεωρητή, Επιθεωρητή Αστυνομίας και Γενικού Αστυνομικού Διευθυντή, κατά περίπτωση.
2. Οι ανωτέρω επιτροπές αποφασίζουν για τη διαρκή ή για ορισμένο χρόνο διατήρηση ή για την καταστροφή των εγγράφων και λοιπών στοιχείων των αρχείων, σύμφωνα με τα αναφερόμενα στο άρθρο 3 του παρόντος διατάγματος.
3. Οι επιτροπές αυτές βρίσκονται σε απαρτία, όταν είναι παρόντα και τα τρία μέλη τους (τακτικά ή αναπληρωματικά) και η Θητεία τους λήγει με την ολοκλήρωση της διαδικασίας εκκαθάρισης των αρχείων, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 5 του παρόντος διατάγματος.
 
Άρθρο 5.
Διαδικασία εκκαθάρισης παλαιών αρχείων.
1. Για την εκκαθάριση των παλαιών αρχείων, η οικεία επιτροπή, αφού εξετάσει τους φακέλους, που βρίσκονται στο αρχείο, αποχωρίζει τα έγγραφα, τα οποία πρέπει κατά την κρίση της να καταστραφούν και καταγράφει σε πίνακα τα ακόλουθα στοιχεία τους:
α. Τον αριθμό πρωτοκόλλου, τη χρονολογία έκδοσης και την εκδούσα αρχή.
β. Τον τίτλο του θέματος στον οποίο αναφέρονται.
γ. Συνοπτική περίληψη του περιεχομένου τους, ον αυτό δεν προκύπτει από τον τίτλο του Θέματος.
Εφόσον πρόκειται για περισσότερα έγγραφα, που αφορούν το ίδιο Θέμα και την ίδια υπόθεση, αντί του τίτλου του Θέματος και της συνοπτικής περίληψης εκάστου εγγράφου, καταγράφει ευρύτερη περίληψη ανταποκρινόμενη στο Θέμα που αφορά η σχετική υπόθεση.
2. Κάθε επιτροπή αποφασίζει κατά πλειοψηφία για την καταστροφή των εγγράφων και λοιπών στοιχείων του αρχείου, που ο χρόνος διατήρησής τους, σύμφωνα με το άρθρο 3 του παρόντος, έχει λήξει τηρώντας πρακτικά που υπογράφονται από όλα τα μέλη της. Στα πρακτικά αυτά μνημονεύεται και η τυχόν γνώμη της μειοψηφίας, μόνο στην περίπτωση που αυτή διατυπώνει άποψη για διατήρηση του καταστρεπτέου εγγράφου. Τα εν λόγω πρακτικά περιλαμβάνουν σε παράρτημα τους αναφερόμενους στην προηγούμενη παράγραφο πίνακες.
3. Τα πρακτικά των επιτροπών υποβάλλονται με ευθύνη του προέδρου στα όργανα που αποφάσισαν για τη συγκρότηση των επιτροπών και αντίγραφα αυτών στις Υπηρεσίες, στα αρχεία των οποίων συντελέσθηκε εκκαθάριση. Στις Υπηρεσίες αυτές παραδίδονται και φυλάσσονται και τα προς καταστροφή έγγραφα, μέχρι ολοκληρώσεως της διαδικασίας.

Άρθρο 6.
Καταστροφή ή διατήρηση εγγράφων.
1.Τα όργανα που αποφάσισαν για τη συγκρότηση των επιτροπών υποβάλλουν τα πρακτικά μετά των πινάκων με απόδειξη στα Γενικά Αρχεία του Κράτους, για να επιλέξουν, μέσα σε τακτική προθεσμία που ορίζεται στο οικείο έγγραφο, τα έγγραφα εκείνα που παρουσιάζουν ιστορικό ενδιαφέρον. Η Προθεσμία αυτή δεν μπορεί να είναι μικρότερη από (4) τέσσερις μήνες. Όταν Πρόκειται για εκκαθάριση των αρχείων Περιφερειακών Υπηρεσιών, τα Γενικά Αρχεία του Κράτους μπορούν, για την επιλογή των εγγράφων που παρουσιάζουν ιστορικό ενδιαφέρον, να εξουσιοδοτούν υπαλλήλους που υπηρετούν στην οικεία περιφέρεια.
2. Μετά την επιλογή από τα Γενικά Αρχεία του Κράτους των εγγράφων, που έχουν ιστορική σημασία και τη χορήγηση άδειας για καταστροφή ή την παρέλευση άπρακτης της προθεσμίας που τάχθηκε, σύμφωνα με την παρ. Ι του παρόντος άρθρου, ακολουθεί η διαδικασία παράδοσης στον Οργανισμό Διαχείρισης Δημόσιου Υλικού (Ο.Δ.Δ.Υ.) των εγγράφων εκείνων των οποίων αποφασίσθηκε η καταστροφή.
3. Τα πρακτικά των επιτροπών, το έγγραφο προς τα Γενικά Αρχεία του Κράτους και οι άδειες για καταστροφή διατηρούνται διαρκώς.

Άρθρο 7.
Υποχρεώσεις προσωπικού διεξαγωγής αλληλογραφίας.
1.Το προσωπικό που είναι αρμόδιο για τη σύνταξη σχεδίων εγγράφων, ως και αυτό που έχει αρμοδιότητα να διατάσσει τη θέση εισερχομένων εγγράφων στο «Αρχείο», υποχρεούται να αναγράφει στο πάνω δεξιό μέρος αυτών την ένδειξη του χρόνου διατήρησής τους, σύμφωνα με τα διαλαμβανόμενα στο άρθρο 3 του παρόντος διατάγματος. Στη σχετική ένδειξη τίθεται ως χρόνος διατήρησης η 31η Δεκεμβρίου του έτους εντός του οποίου συμπληρώνεται ο ανωτέρω χρόνος. Σε περίπτωση που ο χρόνος διατήρησης του εγγράφου συναρτάται με αίρεση, ως χρόνος διατήρησης θα αναγράφεται στη σχετική ένδειξη ο προβλεπόμενος από το άρθρο 3 του παρόντος.
2. Η ένδειξη για το χρόνο διατήρησης του εγγράφου, αναγράφεται μόνο στο σχέδιο αυτού και αποτελεί προϋπόθεση για τη διακίνησή του προς υπογραφή και την έκδοση αντιγράφων, οι δε υπεύθυνοι για τη διακίνηση της αλληλογραφίας και την αρχειοθέτηση των εγγράφων δεν προβαίνουν σε καμία ενέργεια, αν αυτά δεν φέρουν την παραπάνω ένδειξη.
3. Τα έγγραφα στοιχεία, που αναφέρονται ως συνημμένα σε κάθε έγγραφο και οι τυχόν επισπεύσεις ή υπομνήσεις, ακολουθούν το χρόνο διατήρησης του κυρίου εγγράφου και δεν απαιτείται σ’ αυτά η αναγραφή της σχετικής ένδειξης. Το ίδιο ισχύει και για το εισερχόμενο έγγραφο που προκαλεί την ενέργεια.

Άρθρο 8
Περιοδική εκκαθάριση νέων αρχείων.
1. Η περιοδική εκκαθάριση των νέων αρχείων των Κεντρικών και Περιφερειακών Υπηρεσιών της Ελληνικής Αστυνομίας γίνεται υποχρεωτικά κάθε χρόνο.
2. Προς το σκοπό αυτό το μήνα Ιανουάριο κάθε χρόνου συγκροτούνται, τριμελείς επιτροπές σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 4 του παρόντος, οι οποίες φροντίζουν για την εκκαθάριση των αρχείων των Υπηρεσιών από τα έγγραφα και λοιπά στοιχεία, που ο χρόνος διατήρησής τους έχει λήξει μέχρι την 31η Δεκεμβρίου του προηγούμενου χρόνου, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 3 του παρόντος.
3. Οι διατάξεις των άρθρων 5 και 6 του παρόντος εφαρμόζονται και στις περιπτώσεις αυτές.

Άρθρο 9
Τελικές Διατάξεις.
Κάθε διάταξη, που αναφέρεται σε θέματα που ρυθμίζονται με το παρόν Διάταγμα, καταργείται από την έναρξη ισχύος αυτού.

Άρθρο 10
Έναρξη ισχύος.
Η ισχύς του παρόντος διατάγματος αρχίζει από τη δημοσίευσή του στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως.
Στον Υπουργό Δημόσιας Τάξης αναθέτουμε τη δημοσίευση και εκτέλεση του παρόντος διατάγματος.

Αθήνα, 3 Σεπτεμβρίου 1997