Κοινή Υπουργική Απόφαση 52500/2014 - ΦΕΚ 2849/Β/22-10-2014

Διαδικασία λήψης, τήρησης και καταστροφής των βιομετρικών δεδομένων που εισάγονται στις άδειες διαμονής υπηκόων τρίτων χωρών που εκδίδονται σύμφωνα με τις διατάξεις του ν. 4018/11 (ΦΕΚ 215 Α΄)

ΑΠΟΦΑΣΗ ΥΠΟΥΡΓΩΝ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ ΔΙΚΑΙΟΣΥΝΗΣ, ΔΙΑΦΑΝΕΙΑΣ ΚΑΙ ΑΝΘΡΩΠΙΝΩΝ ΔΙΚΑΙΩΜΑΤΩΝ ΔΗΜΟΣΙΑΣ ΤΑΞΗΣ ΚΑΙ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΤΟΥ ΠΟΛΙΤΗ
Έχοντας υπόψη:
1.Τις διατάξεις του τρίτου εδαφίου της παραγράφου 8 του άρθρου 1 του ν. 4018/2011 (Α' 215) «Αναδιοργάνωση του συστήματος αδειοδότησης για τη διαμονή αλλοδαπών στη χώρα υπό όρους αυξημένης ασφάλειας, ρυθμίσεις θεμάτων Οργανισμών Τοπικής Αυτοδιοίκησης και άλλες διατάξεις αρμοδιότητας του Υπουργείου Εσωτερικών».
2.Τις διατάξεις του Κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1030/2002 του Συμβουλίου της 13ης Ιουνίου 2002 «για την καθιέρωση αδειών διαμονής ενιαίου τύπου για τους υπηκόους τρίτων χωρών» (ΕΕ L 157 της 15ης Ιουνίου 2002), όπως τροποποιήθηκε από τον Κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 380/2008 του Συμβουλίου της 18ης Απριλίου 2008 «για την τροποποίηση του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1030/2002 του για την καθιέρωση αδειών διαμονής ενιαίου τύπου για τους υπηκόους τρίτων χωρών» (ΕΕ L 115 της 29ης Απριλίου 2008), καθώς και των σχετικών εφαρμοστικών αποφάσεων.
3.Τις διατάξεις του άρθρου 90 του Κώδικα νομοθεσίας για την Κυβέρνηση και τα κυβερνητικά όργανα, ο οποίος κυρώθηκε με το άρθρο πρώτο του π.δ. 63/2005 (Α' 98).
4.Τις διατάξεις του ν. 2472/1997 (Α' 50), «Προστασία του ατόμου από την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα».
5.Τις διατάξεις του ν. 4251/2014 (Α' 80), «Κώδικας Μετανάστευσης και Κοινωνικής Ένταξης και λοιπές διατάξεις», όπως ισχύει.
6.Τις διατάξεις του π.δ. 49/1988 (Α' 18) «Οργανισμός του Υπουργείου Εσωτερικών», όπως κάθε φορά ισχύει.
7.Την υπ’ αριθμ. 23959/23.5.2013 (Β' 1321) απόφαση των Υπουργών Εξωτερικών, Εσωτερικών και Δημόσιας Τάξης και Προστασίας του Πολίτη, «Εκδοση αδειών διαμονής υπηκόων τρίτων χωρών με τη μορφή αυτοτελούς εγγράφου. Καθορισμός των στοιχείων, ενδείξεων και πληροφοριών, οι οποίες περιλαμβάνονται, δυνητικώς ή εναλλακτικώς, στην άδεια διαμονής, καθώς και προσδιορισμός των στοιχείων, ενδείξεων και πληροφοριών που περιλαμβάνονται στην άδεια αυτή, προς εθνική χρήση».
8.Την υπ’ αριθμ. 4062/25.7.2014 (Β' 2110) απόφαση του Πρωθυπουργού και του Υπουργού Εσωτερικών, «Ανάθεση αρμοδιοτήτων στον Υφυπουργό Εσωτερικών Γεώργιο Ντόλιο».
9.Την υπ’ αριθμ. 3/2014 γνώμη της Αρχής Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, η οποία εκδόθηκε σύμφωνα με τις διατάξεις του τρίτου εδαφίου του άρθρου 8 του ν. 4018/2011.
10.Το γεγονός ότι από τις ρυθμίσεις της παρούσας δεν προκαλείται δαπάνη σε βάρος του Κρατικού Προϋπολογισμού, αποφασίζουμε:

Άρθρο 1
Λήψη των βιομετρικών δεδομένων
Καθορίζουμε τη διαδικασία λήψης των βιομετρικών δεδομένων, τα οποία είναι η ψηφιακή φωτογραφία του αιτούντος και δύο δακτυλικά αποτυπώματά του και περιλαμβάνονται στις άδειες διαμονής ενιαίου τύπου υπό τη μορφή αυτοτελούς εγγράφου που χορηγούνται σε υπηκόους τρίτων χωρών, σύμφωνα με τις διατάξεις του ν. 4018/2011, ως εξής:
1.Τα ανωτέρω βιομετρικά δεδομένα παραλαμβάνει υπάλληλος των σημείων υποδοχής, όπως αυτά έχουν ορισθεί, σύμφωνα με την παράγραφο 1 του άρθρου 2 του ν. 4018/2011. Για το σκοπό αυτό, ο προϊστάμενος της οικείας Διεύθυνσης που είναι αρμόδια για την έκδοση της άδειας διαμονής παρέχει ειδική εξουσιοδότηση στον ανωτέρω υπάλληλο, ο οποίος:
α. Παραλαμβάνει την ψηφιακή φωτογραφία, την οποία προσκομίζει ο αιτών σε οπτικό δίσκο αποθήκευσης (CD) και σε αναλογικό φωτογραφικό χαρτί (σε δύο αντίτυπα), σύμφωνα με τις διατάξεις της παραγράφου 3 του άρθρου 1 του ν. 4018/2011. Η ως άνω ψηφιακή φωτογραφία υποβάλλεται μαζί με τα λοιπά δικαιολογητικά, κατά το στάδιο υποβολής της αίτησης ή το αργότερο κατά το χρόνο λήψης των δακτυλικών αποτυπωμάτων, εάν τούτο επισυμβεί μεταγενέστερα της υποβολής της αίτησης σύμφωνα με τα οριζόμενα στην περίπτωση β' της παρούσας παραγράφου. Στην περίπτωση που διαπιστωθεί ότι η ψηφιακή φωτογραφία δεν πληροί τις προβλεπόμενες τεχνικές προδιαγραφές, αυτή επιστρέφεται στον ενδιαφερόμενο, ο οποίος οφείλει να προσκομίσει εντός εύλογου χρονικού διαστήματος νέα. Μετά την εισαγωγή της ψηφιακής φωτογραφίας από τον εξουσιοδοτημένο υπάλληλο στη βάση δεδομένων του Υπουργείου Εσωτερικών, ο οπτικός δίσκος αποθήκευσης επιστρέφεται στον αιτούντα πολίτη τρίτης χώρας.
β. Λαμβάνει τα δακτυλικά αποτυπώματα του αιτούντος και εκτελεί τον αρχικό ποιοτικό έλεγχο. Ο αρχικός ποιοτικός έλεγχος αφορά στη συμβατότητα αυτών με τις προδιαγραφές που απαιτούνται από τον Κανονισμό 1030/2002/ΕΚ, όπως ισχύει και σύμφωνα με τις διατάξεις της παραγράφου 4 του άρθρου 1 του ν. 4018/2011. Η λήψη των δακτυλικών αποτυπωμάτων πραγματοποιείται, εφόσον έχει υποβληθεί η σχετική αίτηση με τα πλήρη δικαιολογητικά που προβλέπει η οικεία νομοθεσία. Εάν τούτο δεν είναι δυνατό κατά το χρόνο κατάθεσης, τα δακτυλικά αποτυπώματα λαμβάνονται σε προκαθορισμένη μεταγενέστερη ημερομηνία, ύστερα από πρόσκληση του αιτούντος από την αρμόδια υπηρεσία.
2.Εφόσον τα βιομετρικά δεδομένα είναι σύμφωνα με τις ανωτέρω προδιαγραφές, διαβιβάζονται, σε πραγματικό χρόνο, κρυπτογραφημένα και μέσω των ασφαλών ηλεκτρονικών υπηρεσιών στη Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης και Ηλεκτρονικής Επεξεργασίας Στοιχείων του Υπουργείου Εσωτερικών. Η οικεία υπηρεσία υποδοχής (Διεύθυνση Μεταναστευτικής Πολιτικής του Υπουργείου Εσωτερικών ή Υπηρεσίες Αλλοδαπών και Μετανάστευσης των Αποκεντρωμένων Διοικήσεων) δεν τηρεί σχετικό ηλεκτρονικό αρχείο.
3.Εάν διαπιστωθεί ότι τα δεδομένα που έχουν εισαχθεί στη βάση δεδομένων του Υπουργείου Εσωτερικών παρουσιάζουν τεχνικά προβλήματα, τα οποία επηρεάζουν την τεχνική αρτιότητα και ποιότητα της υπό έκδοση άδειας διαμονής, αυτά καταστρέφονται, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 3 του παρόντος. Ακολούθως, η διαδικασία λήψης επαναλαμβάνεται, ως ανωτέρω, κατόπιν σχετικής πρόσκλησης του αιτούντος.
4.Με στόχο τη διασφάλιση των διαδικασιών και της ποιότητας των δεδομένων, ειδική πρόσβαση στη βάση δεδομένων του Υπουργείου Εσωτερικών παρέχεται στους εξουσιοδοτημένους για την λήψη των βιομετρικών δεδομένων υπαλλήλους του Υπουργείου Εσωτερικών και των Αποκεντρωμένων Διοικήσεων της χώρας. Η πρόσβαση αυτή περιορίζεται στη λήψη των δεδομένων από τους αιτούντες πολίτες τρίτων χωρών, καθώς και την ηλεκτρονική διαβίβασή τους στη Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης και Ηλεκτρονικής Επεξεργασίας Στοιχείων του Υπουργείου Εσωτερικών.
5.Για την άσκηση των ανωτέρω καθηκόντων, το Υπουργείο Εσωτερικών μεριμνά για την κατάλληλη εκπαίδευση των εξουσιοδοτημένων υπαλλήλων.

Άρθρο 2
Τήρηση των βιομετρικών δεδομένων
1.Τα βιομετρικά δεδομένα χρησιμοποιούνται αποκλειστικά για την εξυπηρέτηση των σκοπών του Κανονισμού 1030/2002/ΕΚ, όπως τροποποιήθηκε από τον Κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 380/2008. Τα δεδομένα αυτά τηρούνται, σύμφωνα με τις διατάξεις της παραγράφου 8 του άρθρου 1 του ν. 4018/2011, για όσο χρόνο ισχύει ο σχετικός τίτλος διαμονής ή μέχρι του χρόνου της καταστροφής τους, σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 3 του παρόντος. Η πρόσβαση στα βιομετρικά δεδομένα επιτρέπεται σύμφωνα με τα οριζόμενα στον ν. 2472/1997, όπως ισχύει.
2.Η Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης και Ηλεκτρονικής Επεξεργασίας Στοιχείων του Υπουργείου Εσωτερικών συνιστά την υπεύθυνη αρχή για τη τήρηση, επεξεργασία και αποστολή των βιομετρικών δεδομένων στον εκτυπωτικό φορέα, καθώς και για κάθε άλλη ενέργεια που σχετίζεται με τη διασφάλιση της ποιότητας των δεδομένων και την ασφαλή μεταφορά / διαβίβασή τους.
3.Για τους ανωτέρω σκοπούς, παρέχεται σε εξουσιοδοτημένους υπαλλήλους της Διεύθυνσης Μηχανοργάνωσης και Ηλεκτρονικής Επεξεργασίας Στοιχείων του Υπουργείου Εσωτερικών πρόσβαση στις διαδικασίες του μηχανογραφικού συστήματος, στο οποίο τηρούνται τα βιομετρικά δεδομένα.
4.Ο εκτυπωτικός φορέας, ο οποίος έχει αναλάβει την εκτύπωση των αδειών διαμονής υπηκόων τρίτων χωρών υπό τη μορφή αυτοτελούς εγγράφου, τηρεί αντίγραφο των δεδομένων που αφορούν τους εκτυπωθέντες τίτλους διαμονής, υπό τους όρους της παραγράφου 8 του άρθρου 1 του ν. 4018/2011 και της παρούσας απόφασης.

Άρθρο 3
Καταστροφή των βιομετρικών δεδομένων
1.Μετά τη λήξη ισχύος του τίτλου διαμονής ή την απόρριψη της σχετικής αίτησης, τα βιομετρικά δεδομένα, εντός ευλόγου χρονικού διαστήματος και πάντως όχι πέραν του εξαμήνου, καταστρέφονται, μέσω ασφαλών διαδικασιών ψηφιακής καταστροφής. Η ίδια προθεσμία ισχύει και στην περίπτωση ανάκλησης άδειας διαμονής που έχει χορηγηθεί σε πολίτη τρίτης χώρας. Συγκεκριμένα, η καταστροφή των αρχείων γίνεται από ειδικά εξουσιοδοτημένους υπαλλήλους της Διεύθυνσης Μηχανοργάνωσης και Ηλεκτρονικής Επεξεργασίας Στοιχείων του Υπουργείου Εσωτερικών για τα βιομετρικά δεδομένα που τηρούνται στην οικεία βάση δεδομένων και με μέριμνα του προϊσταμένου της Διεύθυνσης αυτής. Ανάλογη διαδικασία ακολουθείται στις περιπτώσεις που ο χορηγηθείς τίτλος διαμονής ανακαλείται.
2.Για τα καταστρεφόμενα αρχεία συντάσσεται, ανά εξάμηνο, αναλυτική έκθεση του προϊσταμένου της Διεύθυνσης Μηχανοργάνωσης και Ηλεκτρονικής Επεξεργασίας Στοιχείων του Υπουργείου Εσωτερικών, η οποία κοινοποιείται στους Υπουργούς Εσωτερικών, Δικαιοσύνης, Διαφάνειας και Ανθρωπίνων Δικαιωμάτων και Δημόσιας Τάξης και Προστασίας του Πολίτη. Στην έκθεση αυτή αναγράφονται το όνομα, το επώνυμο και το όνομα πατρός του υπηκόου τρίτης χώρας στον οποίο αντιστοιχούν τα καταστραφέντα δεδομένα, η ημερομηνία λήψης τους και η ημερομηνία καταστροφής τους.
3.Εάν ο εκτυπωτικός φορέας είναι δημόσια αρχή, τα αναφερόμενα στις προηγούμενες παραγράφους εφαρμόζονται αναλογικά και για αυτήν. Σε διαφορετική περίπτωση, η καταστροφή των δεδομένων γίνεται υπό την επίβλεψη εξουσιοδοτημένων υπαλλήλων του Υπουργείου Εσωτερικών, οι οποίοι συντάσσουν και τη σχετική έκθεση.

Άρθρο 4
Επεξεργασία Δεδομένων, Προστασία, Δεδομένων και Ευθύνη
1.Όσον αφορά στην ασφάλεια των δεδομένων που επεξεργάζονται οι αρμόδιες αρχές για την παραλαβή των αιτήσεων, όπως αυτές ορίζονται σύμφωνα με τις διατάξεις του ν. 4018/2011, η Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης και Ηλεκτρονικής Επεξεργασίας Στοιχείων του Υπουργείου Εσωτερικών, λαμβάνει τα αναγκαία μέτρα, ώστε: α) να προβλέπει την υλική προστασία των δεδομένων, καθώς και σχέδια έκτακτης ανάγκης για την προστασία υποδομών ζωτικής σημασίας, β) να απαγορεύει την πρόσβαση μη εξουσιοδοτημένων προσώπων στους χώρους εγκατάστασης του κεντρικού συστήματος (έλεγχοι στην είσοδο της εγκατάστασης), γ) να αποτρέπει την άνευ αδείας ανάγνωση, αντιγραφή, τροποποίηση, ή απομάκρυνση από τους χώρους του, των μέσων εγγραφής δεδομένων (έλεγχος μέσων εγγραφής δεδομένων),
δ) να αποτρέπει την άνευ αδείας καταγραφή και επεξεργασία δεδομένων και την άνευ αδείας ανάγνωση, τροποποίηση ή απαλοιφή αποθηκευμένων δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα (έλεγχος αποθηκευμένων δεδομένων) ή δεδομένων που έχουν υποστεί επεξεργασία στο κεντρικό σύστημα (έλεγχος καταγραφής δεδομένων).
ε) να διασφαλίζει ότι τα εξουσιοδοτημένα πρόσωπα που έχουν πρόσβαση στο κεντρικό σύστημα έχουν πρόσβαση μόνο σε δεδομένα που καλύπτονται από τις άδειες πρόσβασής τους, με ατομικούς και μοναδικούς αναγνωριστικούς αριθμούς και μόνο με εμπιστευτικούς κωδικούς πρόσβασης (έλεγχος πρόσβασης στα δεδομένα), στ) να διασφαλίζει τη δυνατότητα ελέγχου και εξακρίβωσης των φορέων στους οποίους μπορούν να διαβιβάζονται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα μέσω εξοπλισμού διαβίβασης δεδομένων και να καθορίζει τις τεχνικές προδιαγραφές για τη διαβίβαση της μορφής δεδομένων (έλεγχος διαβίβασης), ζ) να μπορεί να ελέγχει και να εξακριβώνει ποια δεδομένα έχουν υποστεί επεξεργασία στο κεντρικό σύστημα, πότε, και από ποιον (έλεγχος της καταχώρισης δεδομένων) και η) να εμποδίζει την άνευ αδείας ανάγνωση, αντιγραφή, τροποποίηση ή απαλοιφή δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα κατά τη διαβίβασή τους προς ή από το κεντρικό σύστημα, ή κατά τη μεταφορά τους, κυρίως με κατάλληλες τεχνικές κρυπτογράφησης (έλεγχος μεταφοράς),
2.Στα δεδομένα που αφορούν πρόσωπο, το οποίο απέκτησε την Ελληνική ιθαγένεια ή την ιθαγένεια οιουδήποτε κράτους μέλους της Ευρωπαϊκής Ενωσης, πριν από τη λήξη της ισχύος της άδειας διαμονής, εφαρμόζονται, ως προς την πρόωρη απαλοιφή των δεδομένων τους από την βάση δεδομένων του Υπουργείου Εσωτερικών και από τη βάση δεδομένων που τηρεί ο εκτυπωτικός φορέας, τα οριζόμενα στο άρθρο 3 του παρόντος, αμελλητί, κατόπιν κοινοποίησης της σχετικής απόφασης.
3.Η Διεύθυνση Μηχανογράφησης και Ηλεκτρονικής Επεξεργασίας Στοιχείων τηρεί αρχείο όλων των εργασιών επεξεργασίας δεδομένων στο πλαίσιο του κεντρικού συστήματος. Στο αρχείο αυτό τηρούνται η ημερομηνία και η ώρα της πρόσβασης, τα δεδομένα τα οποία υπέστησαν επεξεργασία και τα στοιχεία των εξουσιοδοτημένων υπαλλήλων που τα επεξεργάστηκαν. Για τους σκοπούς που ορίζονται στο προηγούμενο εδάφιο, η εν λόγω Διεύθυνση τηρεί μητρώο για το προσωπικό που είναι δεόντως εξουσιοδοτημένο να καταγράφει ή να ανακτά δεδομένα.
4.Εάν ο εκτυπωτικός φορέας είναι δημόσια αρχή, τα αναφερόμενα στις προηγούμενες παραγράφους εφαρμόζονται αναλογικά και για αυτήν. Σε διαφορετική περίπτωση, η καταστροφή των δεδομένων γίνεται υπό την επίβλεψη εξουσιοδοτημένων υπαλλήλων του Υπουργείου Εσωτερικών.
Η απόφαση αυτή να δημοσιευθεί στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως.
Αθήνα 15 Οκτωβρίου 2014