Υπουργική Απόφαση Φ.008/102/50809/Σ.124/2013 - ΦΕΚ 3077/Β/3-12-2013

Εσωτερικός Κανονισμός για την ηλεκτρονική διακίνηση των ψηφιακά υπογεγραμμένων εγγράφων, του Υπουργείου Εθνικής Άμυνας (ΥΠΕΘΑ).

ΑΠΟΦΑΣΗ ΑΝΑΠΛΗΡΩΤΗ ΥΠΟΥΡΓΟΥ ΕΘΝΙΚΗΣ ΑΜΥΝΑΣ
Έχοντας υπόψη:
α. Το Ν. 2472/1997 «Προστασία του ατόμου από την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα» (ΦΕΚ 50, τ.Α'), όπως ισχύει σήμερα.
β. Το Ν. 3979/2011 «Για την ηλεκτρονική διακυβέρνηση και λοιπές διατάξεις» και ειδικότερα τα άρθρα 1, 9, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 22, 25 και 48 (ΦΕΚ 138, τ.Α'), όπως ισχύει σήμερα.
γ. Την με αριθ. Πρωτοκόλλου ΥΑΠ//Φ.60/38/232/9 Ιουνίου 2010 «Κοινή υπουργική απόφαση των Υπουργών Εσωτερικών, Αποκέντρωσης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης και Υποδομών, Μεταφορών και Δικτύων», «Κύρωση του Κανονισμού Πιστοποίησης της Αρχής Πιστοποίησης του Ελληνικού Δημοσίου (ΑΠΕΔ)» (ΦΕΚ 799, τ.Β'). δ. Την απόφαση ΥΑΠ/Φ.40.4/3/1031/23 Απρ 2013 του
1 Υφυπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, «Ρυθμίσεις για το Ηλεκτρονικό Δημόσιο Έγγραφο» (ΦΕΚ 1317, τ.Β').
ε. Την υπ’ αριθμ. Φ.072/4/68562/Σ.1346/01032005/απόφαση ΥΕΘΑ «Έγκριση Διακλαδικού Κανονισμού Στρατιωτικής Αλληλογραφίας».
4στ. Την υπ’ αριθμ. ΕΠ.Φ.120/200994/Σ.1691/08062000 απόφαση ΥΕΘΑ «Περί κύρωσης από το ΓΕΕΘΑ εκδοθέντος του Εθνικού Κανονισμού Ασφαλείας (ΕΚΑ) της χώρας».
ζ. Τον Εσωτερικό Κανονισμό για την ηλεκτρονική έκδοση διακίνηση εγγράφων του ΥΔιΜΗΔ. 14/9/2012 (Α.Π. 21721).
η. Το άρθρο 90 του «Κώδικα Νομοθεσίας για την Κυβέρνηση και τα Κυβερνητικά Όργανα» που κυρώθηκε με το άρθρο πρώτο του π.δ. 63/2005 (ΦΕΚ 98, τ.Α')».
θ. Την υπ’ αριθμ. Υ304/172013 (ΦΕΚ Β' 1635) απόφαση Πρωθυπουργού «Ανάθεση αρμοδιοτήτων στην Αναπληρωτή Υπουργό Εθνικής Άμυνας Φωτεινή Γεννηματά».
ι. Το γεγονός ότι από τις διατάξεις της παρούσας δεν προκαλείται επιβάρυνση σε βάρος του κρατικού προϋπολογισμού.

Άρθρο 1
Σκοπός
Δεδομένης της ανάγκης για τον εκσυγχρονισμό της Δημόσιας Διοίκησης και της μείωσης του κόστους λειτουργίας της, έχει καταρτιστεί ο παρών Εσωτερικός Κανονισμός για την ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων με ψηφιακή υπογραφή, που αξιοποιεί υφιστάμενες υποδομές του Υπουργείου Εθνικής Άμυνας (ΥΠΕΘΑ), καθώς και υπηρεσίες που παρέχονται από το Εθνικό Δίκτυο Δημόσιας Διοίκησης «ΣΥΖΕΥΞΙΣ», αποφασίζουμε:

Άρθρο 2
Ορισμοί
Για τους σκοπούς του παρόντος Εσωτερικού Κανονισμού, ισχύουν οι σχετικοί ορισμοί του άρθρου 3 του Ν. 3979/2011, οι ορισμοί, όπως περιγράφονται στα άρθρα 1 και 3 αντίστοιχα της υπουργικής απόφασης
ΥΑΠ/Φ.40.4/3/1031, καθώς και οι ορισμοί του Εσωτερικού Κανονισμού του ΥΔιΜΗΔ. 14/9/2012 (Α.Π. 21721), όπως ισχύουν.
Συγκεκριμένα:
α. Ηλεκτρονικό έγγραφο: Κάθε μέσο, το οποίο χρησιμοποιείται από υπολογιστικό πληροφοριακό σύστημα, με ηλεκτρονικό, μαγνητικό ή άλλο τρόπο, για εγγραφή, αποθήκευση, παραγωγή ή αναπαραγωγή στοιχείων που δεν μπορούν να αναγνωστούν άμεσα, όπως και κάθε μαγνητικό, ηλεκτρονικό ή άλλο υλικό, στο οποίο εγγράφεται οποιαδήποτε πληροφορία, εικόνα, σύμβολο ή ήχος, αυτοτελώς ή σε συνδυασμό, εφόσον το εν λόγω περιεχόμενο επιφέρει έννομες συνέπειες ή προορίζεται ή είναι πρόσφορο να αποδείξει γεγονότα που μπορούν να έχουν έννομες συνέπειες.
β. Μεταδεδομένα ηλεκτρονικών εγγράφων: Σύνολα πληροφορίας που συνοδεύουν και χαρακτηρίζουν τα ηλεκτρονικά έγγραφα και επιτρέπουν την ανεύρεση, κατανόηση και επιβεβαίωση της γνησιότητάς τους από φυσικά πρόσωπα ή συστήματα.
γ. Ηλεκτρονικό αρχείο: Κάθε διαρθρωμένο σύνολο δεδομένων ή εγγράφων, τα οποία είναι προσιτά με γνώμονα συγκεκριμένα κριτήρια και υποβάλλονται σε επεξεργασία με χρήση Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΤΠΕ).
δ. Ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων: Το σύνολο των ενεργειών που πραγματοποιούνται με χρήση ΤΠΕ και που αποσκοπούν στην καταχώριση, πρωτοκόλληση, οργάνωση, ταξινόμηση και συντήρηση των εγγράφων που δημιουργήθηκαν από τους φορείς δημόσιου τομέα ή των εγγράφων που περιήλθαν σε αυτούς από τρίτους.
ε. Ηλεκτρονικό πρωτόκολλο: Το πληροφοριακό σύστημα που εξυπηρετεί τη συλλογή, καταγραφή και διανομή των διακινούμενων εγγράφων με όποιο μέσο κι αν αυτά παράγονται, καταχωρίζονται ή διακινούνται.
στ. Ευρετηρίαση: Η δημιουργία υποδομής για την ταχεία αναζήτηση πληροφοριών και δεδομένων σε ένα αρχείο ή συλλογή πληροφορίας και εγγράφων.
ζ. Συντάκτης ηλεκτρονικού εγγράφου: Ο δημιουργός σχεδίου ηλεκτρονικού εγγράφου χρησιμοποιώντας ηλεκτρονικές εφαρμογές γραφείου.
η. Χρήστης αρμόδιος για το χειρισμό του συστήματος διαχείρισης/διακίνησης εγγράφων: Ένας ή περισσότεροι χρήστες ανά υπηρεσιακή μονάδα (Γραμματεία), οι οποίοι έχουν δικαίωμα πρόσβασης σε σύστημα αρχειοθέτησης ή/και διαχείρισης εγγράφων.
θ. Υπηρεσίες ηλεκτρονικής διακυβέρνησης: Υπηρεσίες που συνίστανται στην παραγωγή, διακίνηση και διαχείριση πληροφοριών, δεδομένων και ηλεκτρονικών εγγράφων και στην παροχή υπηρεσιών από φορείς του δημόσιου τομέα ή στην πραγματοποίηση συναλλαγών με αυτούς τους φορείς με χρήση Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΤΠΕ).
ι. Χρήστες υπηρεσιών ηλεκτρονικής διακυβέρνησης: Τα φυσικά πρόσωπα ή Ν.Π.Δ.Δ. ή Ν.Π.Ι.Δ. που χρησιμοποιούν υπηρεσίες ηλεκτρονικής διακυβέρνησης. Ως χρήστες υπηρεσιών ηλεκτρονικής διακυβέρνησης νοούνται και οι υπάλληλοι και λειτουργοί των φορέων δημόσιου τομέα που χρησιμοποιούν υπηρεσίες ηλεκτρονικής διακυβέρνησης στο πλαίσιο της άσκησης των καθηκόντων τους.
ια. Ηλεκτρονική υπογραφή: Δεδομένα σε ηλεκτρονική μορφή, τα οποία είναι συνημμένα σε άλλα ηλεκτρονικά δεδομένα ή συσχετίζονται λογικά με αυτά και τα οποία
χρησιμεύουν ως μέθοδος απόδειξης της γνησιότητας.
ιβ. Προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή: Ηλεκτρονική υπογραφή, που πληροί τους εξής όρους: α) συνδέεται μονοσήμαντα με τον υπογράφοντα, β) είναι ικανή να καθορίσει ειδικά και αποκλειστικά την ταυτότητα του υπογράφοντος, γ) δημιουργείται με μέσα τα οποία ο υπογράφων μπορεί να διατηρήσει υπό τον αποκλειστικό του έλεγχο και δ) συνδέεται με τα δεδομένα στα οποία αναφέρεται κατά τρόπο τέτοιο ώστε να μπορεί να εντοπισθεί οποιαδήποτε μεταγενέστερη αλλοίωση των εν λόγω δεδομένων.
ιγ. Προσθήκη προηγμένης ηλεκτρονικής υπογραφής: Δυνατότητα που παρέχεται από τις εφαρμογές επεξεργαστών κειμένου για την προσθήκη προηγμένης ηλεκτρονικής υπογραφής με σκοπό την ταυτοποίηση των στοιχείων του υπογράφοντος και την αποτροπή της αλλοίωσης του ηλεκτρονικού εγγράφου.
ιδ. Πρωτότυπο ηλεκτρονικό έγγραφο: Είναι αυτό που φέρει την προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή του έχοντος την αρμοδιότητα για την τελική υπογραφή του.
ιε. Ηλεκτρονικό Δημόσιο Έγγραφο: Κάθε ηλεκτρονικό έγγραφο με την έννοια του άρθρου 3 του Ν. 3979/2011 που εκδίδεται από δημόσια υπηρεσία ή φορέα από το οποίο προκύπτει με μηχαναγνώσιμο τρόπο η εκδούσα αρχή, η ημερομηνία έκδοσης και είναι δυνατή η ανίχνευση οποιοσδήποτε αλλοίωσης του ηλεκτρονικού εγγράφου μετά την έκδοση ή υπογραφή του.
ιστ. Πιστοποιητικό: Ηλεκτρονική βεβαίωση, η οποία συνδέει δεδομένα επαλήθευσης υπογραφής με ένα άτομο και επιβεβαιώνει την ταυτότητά του.
ιζ. Πολιτική Πιστοποιητικού 1 (ΠΠ1): Αναφέρεται σε Αναγνωρισμένα Πιστοποιητικά τελικών χρηστών. Τα πιστοποιητικά που εκδίδονται βάσει της ΠΠ1, χρησιμοποιούνται για ψηφιακή υπογραφή (προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή), ηλεκτρονικών μηνυμάτων και εγγράφων ή/ και για αυθεντικοποίηση χρήστη. Τα Πιστοποιητικά που εκδίδονται με βάση την ΠΠ1, πιστοποιούν την αντιστοιχία του φυσικού προσώπου (Τελικού Χρήστη) με τα στοιχεία που αναφέρονται στο έγγραφο ταυτοποίησής του.
ιη. Πολιτική Πιστοποιητικού 7 (ΠΠ7): Αναφέρεται σε Πιστοποιητικά Φορέων του δημοσίου τομέα τα οποία χρησιμοποιούνται για ψηφιακή υπογραφή (προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή) και κρυπτογράφηση ηλεκτρονικών μηνυμάτων και εγγράφων που εκδίδονται από τον εν λόγω Φορέα. Για τα Πιστοποιητικά αυτά «Τελικό Χρήστη» αποτελεί ο ίδιος ο Φορέας του δημοσίου τομέα, στο όνομα του οποίου εκδίδεται το Πιστοποιητικό.
ιθ. Ταυτοποίηση: Οποιαδήποτε μέθοδος που χρησιμοποιεί το πρόσωπο που είναι χρήστης υπηρεσιών ηλεκτρονικής διακυβέρνησης για τη δήλωση και αναγνώριση της ταυτότητάς του αναφορικά με την πρόσβαση σε μια ηλεκτρονική υπηρεσία και η οποία βασίζεται στο αναγνωριστικό που κατέχει.
κ. Επιβεβαίωση ταυτότητας (Αυθεντικοποίηση): Η διαδικασία πιστοποίησης και επιβεβαίωσης της ταυτότητας των φυσικών και νομικών προσώπων, τα οποία είναι χρήστες υπηρεσιών ηλεκτρονικής διακυβέρνησης και επικοινωνούν συναλλάσσονται με φορείς του δημόσιου τομέα με χρήση ΤΠΕ, που βασίζεται στα διαπιστευτήρια που κατέχουν και με την οποία αναγνωρίζεται και επιβεβαιώνεται η ορθότητα της ταυτότητας ενός προσώπου.
κα. Αίτηση αποδεικτικού παράδοσης/ανάγνωσης: Δυνατότητα που παρέχεται από τις εφαρμογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για αίτηση από τον παραλήπτη του μηνύματος για αποστολή επιβεβαιωτικού μηνύματος για τη λήψη και την ανάγνωση του μηνύματος.
κβ. Χρονοσήμανση: Αλληλουχία χαρακτήρων ή στοιχεία που δηλώνουν με ασφάλεια την ημερομηνία και ώρα που έχει λάβει χώρα μία πράξη ή ενέργεια.
κγ. Υπηρεσία χρονοσήμανσης: Η δημιουργία των απαραίτητων τεκμηρίων για ένα σύνολο δεδομένων σε ψηφιακή μορφή, έτσι ώστε να μπορεί να αποδειχθεί ότι τα δεδομένα αυτά υπήρχαν σε μία συγκεκριμένη χρονική στιγμή.

Άρθρο 3
Πεδίο Εφαρμογής Αντικείμενο
1.Ο παρών κανονισμός αφορά:
α. Στην ηλεκτρονική διακίνηση μη διαβαθμισμένων δημοσίων εγγράφων, του ΥΠΕΘΑ και τα ΓΕ με ψηφιακή υπογραφή, με τη χρήση ΤΠΕ, προς τους λοιπούς φορείς του δημόσιου τομέα.
β. Στην εξακρίβωση της αυθεντικότητας και της εξουσιοδότησης του χρήστη προς εξασφάλιση (user authenticationauthorization), της μη αποποίησης ευθυνών του χρήστη (non repudiation), καθώς και της γνησιότητας και μη αλλοίωσης των παραπάνω εγγράφων, που αφορούν το ΥΠΕΘΑ και τα ΓΕ.
2.Ο παρών κανονισμός ισχύει με την επιφύλαξη των κανόνων για την προστασία του ατόμου από την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα καθώς και των εγγράφων, στα οποία περιλαμβάνονται ευαίσθητα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, όπως αυτά ορίζονται στην κείμενη νομοθεσία.

Άρθρο 4
Καθορισμός Χρηστών Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης
1.Κάθε προϊστάμενος Κεντρικής Γραμματείας, ορίζει ικανό αριθμό στελεχών (στρατιωτικούς ή υπαλλήλους), ως εξουσιοδοτημένους χρήστες υπηρεσιών ηλεκτρονικής διακυβέρνησης.
2.Οι χρήστες διαχείρισης/διακίνησης ηλεκτρονικών δημοσίων εγγράφων της Κεντρικής Γραμματείας, ως χρήστες υπηρεσιών ηλεκτρονικής διακυβέρνησης, εξουσιοδοτούνται με διαταγή, να προσθέτουν προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή με το προσωπικό ψηφιακό πιστοποιητικό τους (τύπου ΠΠ1) στα αντίγραφα εγγράφων που συντάσσονται από όργανο/φορέα του δημόσιου τομέα. Είναι δε υπεύθυνοι για την ορθή προώθηση των ηλεκτρονικών δημοσίων εγγράφων, προς τις άλλες αρχές του δημόσιου τομέα.

Άρθρο 5
Δημιουργία και Προώθηση Ηλεκτρονικού Εγγράφου για Λήψη Ψηφιακής Υπογραφής
1.Η διαδικασία παραγωγής, υπογραφής και τελικής έκδοσης ενός εγγράφου, θα γίνεται με μέριμνα του αρμόδιου χειριστή (συντάκτης ηλεκτρονικού εγγράφου) της εκάστοτε Δνσης ή Φορέα του ΥΠΕΘΑ και των ΓΕ και σύμφωνα με τις διαταγές και τους κανονισμούς που έχουν καθορισθεί και ισχύουν μέχρι σήμερα.
2.Οι τελικοί υπογράφοντεςεκδότες, θα αποφασίζουν ποια αδιαβάθμητα έγγραφα, πριν την προσθήκη ψηφιακής υπογραφής, θα αποστέλλονται ηλεκτρονικά στους αρμόδιους αποδέκτες άλλων αρχών του δημοσίου τομέα. Σε τυχόν περιπτώσεις, όπου από αδιαβάθμητο έγγραφο μπορούν να εξαχθούν ή να συνάγονται τυχόν ευαίσθητα προσωπικά ή υπηρεσιακά δεδομένα, το έγγραφο θα αποστέλλεται με την έως τώρα συμβατική μέθοδο (έντυπα σε φυσική μορφή).
3.Στη συνέχεια, αφού εκδοθεί η τελική μορφή του ηλεκτρονικού εγγράφου, με μέριμνα της εκάστοτε Δνσης ή Φορέα του ΥΠΕΘΑ και των ΓΕ, θα προωθείται στις αντίστοιχες Κεντρικές Γραμματείες, σύμφωνα με τις διαταγές και τους κανονισμούς που έχουν εκδοθεί και ισχύουν μέχρι σήμερα.
4.Η προώθηση του ηλεκτρονικού εγγράφου στις Κεντρικές Γραμματείες, θα γίνεται σε μορφή συμβατή με το πρότυπο ISO 320001:2008 (PDF) ή μεταγενέστερες εκδόσεις του, με τους παρακάτω τρόπους ανά Φορέα:
α. ΥΠΕΘΑ: Ως συνημμένο σε μήνυμα, μέσω του προσωπικού υπηρεσιακού λογαριασμού του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχει αποδοθεί στον αρμόδιο χρήστη για το χειρισμό του συστήματος διαχείρισης/διακίνησης εγγράφων από την Υπηρεσία. Πριν από την αποστολή του μηνύματος θα έχει ενεργοποιηθεί η Αίτηση Αποδεικτικού Ανάγνωσης ή/και η Αίτηση Αποδεικτικού Παράδοσης. Εναλλακτικά μπορεί να χρησιμοποιηθεί και κατάλληλος κοινός δικτυακός φάκελος.
β. ΓΕ: Με το οικείο σύστημα ηλεκτρονικής διακίνησης εγγράφων (π.χ. με τη χρήση «ΠΥΡΣΕΙΑ»), στο οποίο θα εισάγεται από τον αρμόδιο χρήστη το ηλεκτρονικό έγγραφο στο σύστημα σε μορφή “.pdf” και θα προωθείται ως συνημμένο στην αντίστοιχη Κεντρική Γραμματεία.
5.Στο μήνυμα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα συμπληρώνεται στο πεδίο «PLS PASS TO:» («Παρακαλώ προωθείστε στο:..»), η ηλεκτρονική διεύθυνση του τελικού παραλήπτη, με μέριμνα του συντάκτη του ηλεκτρονικού εγγράφου.
6.Οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες διαχείρισης/διακίνησης ηλεκτρονικών δημοσίων εγγράφων της Κεντρικής Γραμματείας, θα λαμβάνουν μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ενώ η επιβεβαίωση της λήψης του εισερχομένου μηνύματος, θα γίνεται για το ΥΠΕΘΑ, αυτοματοποιημένα μέσα από την εφαρμογή του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ενώ για τα ΓΕ, αφού ο χρήστης της Κεντρικής Γραμματείας εισέλθει στο οικείο σύστημα διακίνησης εγγράφων με τους προσωπικούς του κωδικούς και λάβει το έγγραφο, θα ενημερώνεται αυτόματα ο αποστολέας.
7.Το πρωτότυπο σχέδιο εγγράφου, με βάση το οποίο θα εκδίδεται το αντίγραφο, υπό μορφή ηλεκτρονικού δημοσίου εγγράφου για ενέργεια ή κοινοποίηση προς άλλες αρχές του δημόσιου τομέα, θα τηρείται στις οικείες Γραμματείες των Κλάδων / Διευθύνσεων του ΥΠΕΘΑ ή των ΓΕ.
8.Η δημιουργία και προώθηση ενός ηλεκτρονικού εγγράφου για λήψη ψηφιακής υπογραφής, που περιγράφεται στο παρόν άρθρο, χρησιμοποιεί τις παρούσες υποδομές, που έχουν καθορισθεί στο ΥΠΕΘΑ και τα ΓΕ. Για την οποιαδήποτε μελλοντική τροποποίηση στις υποδομές, λόγω της χρήσης νέων ΤΠΕ, εξουσιοδοτείται με την παρούσα, ο Δντης της αρμοδίας υπηρεσίας του ΥΠΕΘΑ, για την έκδοση κατάλληλων τεχνικών οδηγιών.

Άρθρο 6
Προσθήκη Προηγμένης Ηλεκτρονικής υπογραφής Διαβίβαση Ηλεκτρονικού Δημοσίου Εγγράφου
1.Οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες υπηρεσιών ηλεκτρονικής διακυβέρνησης της οικείας Κεντρικής Γραμματείας, θα εξάγουν από το οικείο σύστημα διαχείρισης/  
διακίνησης εγγράφων (π.χ. «ΠΥΡΣΕΙΑ»), το εισερχόμενο ηλεκτρονικό έγγραφο, με τη χρήση της προβλεπόμενης σε κάθε ΓΕ διαδικασίας (π.χ. φορητού αποθηκευτικού μέσου), η οποία αποσκοπεί στην απομόνωση των εσωτερικών διαβαθμισμένων συστημάτων με το διαδίκτυο.
2.Στη συνέχεια θα το εισάγουν στον ειδικά παραμετροποιημένο σταθμό εργασίας που έχει εγκατασταθεί από το ΥΠΕΘΑ/ΓΔΟΣΥ/ΔΙΣΤΥ, για την ηλεκτρονική διακίνηση των ψηφιακά υπογεγραμμένων εγγράφων. Το ΥΠΕΘΑ/ΓΔΟΣΥ/ΔΙΣΤΥ είναι υπεύθυνο για την παροχή τεχνικής υποστήριξης και για θέματα ασφάλειας Πληροφορικής του εν λόγω συστήματος.
3.Κατόπιν οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες με τη χρήση κατάλληλων εφαρμογών, προβαίνουν διαδοχικά στις παρακάτω ενέργειες:
Ο. Προσυπογράφουν το ηλεκτρονικό έγγραφο, με το προσωπικό ψηφιακό πιστοποιητικό τους (προσθήκη προηγμένης ηλεκτρονικής υπογραφής), τύπου ΠΠ1, μετατρέποντάς το σε ηλεκτρονικό δημόσιο έγγραφο.
β. Μεταφέρουν το ηλεκτρονικό δημόσιο έγγραφο, στην εφαρμογή διακίνησης εξερχομένων/εισερχομένων εγγράφων, που έχει αναπτυχθεί από το ΥΠΕΘΑ/ΓΔΟΣΥ/ ΔΙΣΤΥ Τμήμα Πληροφορικής.
γ. Δημιουργούν μέσω της εφαρμογής ηλεκτρονικό μήνυμα, στο οποίο επισυνάπτεται αυτόματα το προς αποστολή ηλεκτρονικό δημόσιο έγγραφο.
δ. Εισάγουν τα προβλεπόμενα μεταδεδομένα και τις ηλεκτρονικές δνσεις (emails) των αποδεκτών του δημοσίου τομέα.
ε. Αποστέλλουν το ηλεκτρονικό δημόσιο έγγραφο στους παραλήπτες, ως συνημμένο έγγραφο σε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
στ. Λαμβάνουν αυτόματα αναφορά ανάγνωσης του απεσταλμένου μηνύματος.
4.Η εφαρμογή παρέχει αυτόματα την ασφαλή χρονοσήμανση του εξερχομένου ηλεκτρονικού δημοσίου εγγράφου, καθώς επίσης και την αυτόματη πρωτοκόλλησή του στο σύστημα.
5.Επιπλέον, η εφαρμογή υπογράφει αυτόματο με προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή το ηλεκτρονικό μήνυμα (email) που θα αποστείλουν οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες της Κεντρικής Γραμματείας, με πιστοποιητικό τύπου 7 (ΠΠ7), που αντιστοιχεί στον φορέα ΥΠΕΘΑ.
6.Ακολούθως οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες αρχειοθετούν στη βάση δεδομένων του συστήματος το ηλεκτρονικά δημόσια έγγραφα, προσθέτοντας τα απαραίτητα μεταδεδομένα, έτσι ώστε να είναι δυνατή η ευρετηρίασή τους, δηλαδή το πλήρες ιστορικό της διαδρομής του εγγράφου (αποστολέας, ημερομηνία/χρόνος αποστολής, αποδέκτες, κ.α.), ενώ θα υπάρχει και η δυνατότητα αναζήτησης και ανάκτησης οποιουδήποτε εγγράφου διακινήθηκε γιο χρονικό διάστημα που θα αποφασίζεται ανάλογα και με τη φύση του εγγράφου.

Άρθρο 7
Χρέωση Εισερχόμενων Εγγράφων από Εξωτερικούς Φορείς
1.Οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες υπηρεσιών ηλεκτρονικής διακυβέρνησης, είναι υπεύθυνοι για τον έλεγχο των ηλεκτρονικών γραμματοκιβωτίων του λογαριασμού τους, για τυχόν εισερχόμενα μηνύματα από λοιπούς φορείς του δημοσίου.
2.Οι συγκεκριμένοι χρήστες, αφού εξακριβώσουν την αυθεντικότητα και γνησιότητα των ψηφιακά υπογεγραμμένων εισερχομένων μηνυμάτων, τα αρχειοθετούν, συσχετίζοντάς τα με συγκεκριμένο αριθμό πρωτοκόλλου στο σύστημα διακίνησης εγγράφων.
3.Στη συνέχεια αναλαμβάνουν τη προώθησή τους στον αρμόδιο εσωτερικό αποδέκτη της Υπηρεσίας του, όπως παρακάτω:
α. ΥΠΕΘΑ: Ως συνημμένο σε μήνυμα, μέσω του προσωπικού υπηρεσιακού λογαριασμού του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχει αποδοθεί από την Υπηρεσία, στον εξουσιοδοτημένο χρήστη για το χειρισμό του συστήματος διαχείρισης/διακίνησης εγγράφων.
β. ΓΕ: Με τη χρήση της προβλεπόμενης σε κάθε ΓΕ διαδικασίας (π.χ. φορητού αποθηκευτικού μέσου κ.α.) τα εξάγουν από το σταθμό εργασίας του συστήματος και τα εισάγουν στο διαβαθμισμένο σύστημα των ΓΕ (π.χ. «ΠΥΡΣΕΙΑ»), όπου και τα αποστέλλουν συνημμένα στον αρμόδιο οργανικό φορέα, με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, για περαιτέρω διεκπεραίωση.

Άρθρο 8
Διαδικασία Ψηφιοποίησης Εντύπων Εγγράφων
1.Οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες υπηρεσιών ηλεκτρονικής διακυβέρνησης, είναι υπεύθυνοι για την μετατροπή (ψηφιοποίηση) των εγγράφων που είναι σε έντυπη μορφή και απαιτείται να αποσταλούν σε λοιπούς φορείς του δημόσιου τομέα.
2.Τα συγκεκριμένα έγγραφα, αφού μετατραπούν σε ηλεκτρονικά αρχεία μορφής «.pdf», θα αποστέλλονται στους φορείς του δημοσίου τομέα, σύμφωνα με τη διαδικασία που περιγράφεται στο άρθρο 5 του παρόντος Κανονισμού.
3.Σε τυχόν περιπτώσεις που οι διαστάσεις ή το μέγεθος των εντύπων εγγράφων δεν επιτρέπουν τη ψηφιοποίησή τους, τότε το έγγραφο θα αποστέλλεται με την έως τώρα συμβατική μέθοδο (έντυπα σε φυσική μορφή).

Άρθρο 9
Κύρος και Αποδεικτική Ισχύς Ηλεκτρονικών Δημοσίων Εγγράφων
1.Τα ηλεκτρονικά έγγραφα που συντάσσονται από όργανο φορέα του δημόσιου τομέα και φέρουν προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή του εξουσιοδοτημένου οργάνου, που βασίζεται σε αναγνωρισμένο πιστοποιητικό και δημιουργείται από ασφαλή διάταξη δημιουργίας υπογραφής, έχουν την ίδια νομική και αποδεικτική ισχύ με τα έγγραφα που φέρουν ιδιόχειρη υπογραφή και σφραγίδα.
2.Το ηλεκτρονικό δημόσιο έγγραφο, φέρει υποχρεωτικά ασφαλή χρονοσήμανση.
3.Αντίγραφο εγγράφων που παράγονται με ΤΠΕ έχουν ισχύ ακριβούς αντιγράφου, εφόσον συντρέχει μία από τις παρακάτω προϋποθέσεις:
α. Το πρωτότυπο ηλεκτρονικό ή έντυπο έγγραφο βρίσκεται στην κατοχή φορέα του δημόσιου τομέα και κατά τη διαδικασία της καταχώρισης, της ψηφιοποίησης, της αναπαραγωγής και της εκτύπωσης καθίσταται δυνατή η ταύτιση πρωτοτύπου και ηλεκτρονικού αντιγράφου.
β. Το αντίγραφο φέρει προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή και ασφαλή χρονοσήμανση.
4.Ο φορέας του δημόσιου τομέα μπορεί να ψηφιοποιεί ή να αναπαράγει με χρήση ΤΠΕ έντυπα έγγραφα που εκδίδει ή έχει εκδώσει ή άλλα δημόσια και ιδιωτικά έγγραφα που κατέχει στο πλαίσιο της άσκησης των αρμοδιοτήτων του και να πιστοποιεί την ταύτιση πρωτοτύπου και ακριβούς ηλεκτρονικού αντιγράφου, βεβαιώνοντας την ακεραιότητα και αυθεντικότητά του.

Άρθρο 10
Μεταβατικές Διατάξεις
Διαβίβαση εγγράφων, ψηφιακές υπογραφές και κάθε ενέργεια που έχει αναληφθεί από 1η Ιουλ 2013 και πληρεί τις προϋποθέσεις του παρόντος, παράγει έννομα αποτελέσματα, όπως αυτά καθορίζονται στη σχετική νομοθεσία και την παρούσα απόφαση.

Άρθρο 11
Εναρξη Ισχύος
Η ισχύς του παρόντος αρχίζει από τη δημοσίευσή του στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως.
Η απόφαση αυτή να δημοσιευθεί στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως.

Αθήνα, 19 Νοεμβρίου 2013