Κανονισμός Λειτουργίας Εσωτερικού Ελέγχου της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου του Υπουργείου Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων.

---

Υπουργική Απόφαση Αριθμ. οίκ. 46716/28

ΦΕΚ 5168/Β/23-11-2020

Κανονισμός Λειτουργίας Εσωτερικού Ελέγχου της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου του Υπουργείου Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων.

Ο ΥΠΟΥΡΓΟΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΚΑΙ ΚΟΙΝΩΝΙΚΩΝ ΥΠΟΘΕΣΕΩΝ

Έχοντας υπόψη:

1.Το άρθρο 39 του ν. 4622/2019 «Επιτελικό Κράτος: οργάνωση, λειτουργία και διαφάνεια της Κυβέρνησης, των κυβερνητικών οργάνων και της κεντρικής δημόσιας διοίκησης» (Α' 133).

2.Τα άρθρα 82 και 83 του ν. 4622/2019 «Επιτελικό Κράτος: οργάνωση, λειτουργία και διαφάνεια της Κυβέρνησης, των κυβερνητικών οργάνων και της κεντρικής δημόσιας διοίκησης» (Α' 133).

3.Το άρθρο 90 του «Κώδικα της νομοθεσίας για την Κυβέρνηση και τα κυβερνητικά όργανα» (π.δ. 63/2005, Α' 98), όπως διατηρήθηκε σε ισχύ με την παρ. 22 του άρθρου 119 του ν. 4622/2019.

4.Το π.δ. 81/2019 «Σύσταση, συγχώνευση, μετονομασία και κατάργηση Υπουργείων και καθορισμός των αρμοδιοτήτων τους - Μεταφορά υπηρεσιών και αρμοδιοτήτων μεταξύ Υπουργείων» (Α' 119).

5.Το π.δ. 83/2019 «Διορισμός Αντιπροέδρου της Κυβέρνησης, Υπουργών, Αναπληρωτών Υπουργών και Υφυπουργών» (Α' 121).

6.Το π.δ. 134/2017 «Οργανισμός Υπουργείου Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Κοινωνικής Αλληλεγγύης» (Α' 168).

7.Την υπό στοιχεία 26193/Δ1.8581/29.6.2020 κοινή απόφαση του υπουργού Εργασίας και Κοινωνικών Υπο-θέσεων και του Διοικητή της Εθνικής Αρχής Διαφάνειας «Οργάνωση και λειτουργία της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου του Υπουργείου Εργασίας και Κοινωνικών Υπο-θέσεων» (Β' 2744).

8.Την υπό στοιχεία 26293/Δ1.8614/30.6.2020 απόφαση του Υπουργού Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων «Έναρξη λειτουργίας Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου στο Υπουργείο Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων» (Β' 2862).

9.Το γεγονός ότι από τις διατάξεις της παρούσας απόφασης δεν προκύπτει δαπάνη σε βάρος του κρατικού προϋπολογισμού, αποφασίζουμε:

Καθορίζουμε τον Κανονισμό Λειτουργίας Εσωτερικού Ελέγχου της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου του Υπουργείου Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων, στο εξής «Κανονισμό», ως κατωτέρω:

 

ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ ΤΗΣ ΜΟΝΑΔΑΣ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ ΤΟΥ ΥΠΟΥΡΓΕΙΟΥ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΚΑΙ ΚΟΙΝΩΝΙΚΩΝ ΥΠΟΘΕΣΕΩΝ

 

ΕΙΣΑΓΩΓΗ - ΟΡΙΣΜΟΙ

 

Άρθρο 1

Αντικείμενο του Κανονισμού Λειτουργίας Εσωτερικού Ελέγχου της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου (ΜΕΕ) του Υπουργείου Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων

Ο Κανονισμός Λειτουργίας Εσωτερικού Ελέγχου της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου είναι η επίσημη και δε-σμευτική πράξη, η οποία καθορίζει και εξειδικεύει τα θέματα λειτουργίας της Μονάδας σε ό,τι αφορά στον Εσωτερικό 'Έλεγχο, όπως τη θέση και τον ρόλο της στο Υπουργείο Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων, τον τρόπο άσκησης των αρμοδιοτήτων της, το πλαίσιο υλοποίησης του έργου της, τα καθήκοντα του προσωπικού της και κάθε άλλο αναγκαίο θέμα.

 

Άρθρο 2

Ρόλος της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου, σκοπός και έργο αυτής

Σκοπός της ΜΕΕ είναι παροχή υπηρεσιών διασφάλισης και μέσω αυτής η διαχρονική συμβολή στην επίτευξη των στρατηγικών στόχων του Υπουργείου Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων και στη βελτίωση της λειτουργίας των υπηρεσιών του, προσθέτοντας αξία σε αυτόν, μέσω, κυρίως:

i)του ελέγχου των συστημάτων διακυβέρνησης και λειτουργίας και την παροχή διαβεβαίωσης περί της επάρκειας αυτών,

ii)της παροχής συμβουλευτικών υπηρεσιών στην ηγεσία του Υπουργείου με στόχο τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας των διαδικασιών διαχείρισης κινδύνου και των διαδικασιών ενδογενούς ελέγχου,

iii)της διασφάλισης της ορθής, αποτελεσματικής και ασφαλούς διαχείρισης και χρήσης των πληροφοριακών συστημάτων,

iv)της αξιολόγησης της λειτουργίας, των δραστηριοτήτων και των προγραμμάτων του Υπουργείου Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων, βάσει των αρχών της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης.

 

Άρθρο 3

Εσωτερικός Έλεγχος

Η λειτουργία του εσωτερικού ελέγχου είναι μία ανεξάρτητη και αντικειμενική, διαβεβαιωτική και συμβουλευτική δραστηριότητα, η οποία ασκείται από τη Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου υπηρεσία που υπάγεται απευθείας στον Υπουργό Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων.

Στοχεύει να συμβάλλει ενεργά στην επίτευξη των στρατηγικών στόχων του φορέα, υιοθετώντας μία συστηματική, επαγγελματική προσέγγιση στην αξιολόγηση και στη βελτίωση της αποτελεσματικότητας των διαδικασιών διαχείρισης κινδύνων, του συστήματος εσωτερικού ελέγχου και της διακυβέρνησης, για την παροχή υψηλού επιπέδου υπηρεσιών προς τον πολίτη και την εξυπηρέτηση του δημοσίου συμφέροντος εν γένει.

 

Άρθρο 4

Ορισμοί

1.Διακυβέρνηση: είναι το σύστημα και ο τρόπος με τον οποίο το Υπουργείο Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων διοικείται και ελέγχεται, ώστε να επιτυγχάνεται η αποτελεσματική και αποδοτική λειτουργία του για την εξυπηρέτηση του δημοσίου συμφέροντος.

2.Κίνδυνος: είναι η πιθανότητα ή απειλή να επέλθει ζημία, απώλεια ή γενικά κάποιο γεγονός που μπορεί να έχει αρνητική επίδραση στους στρατηγικούς στόχους του Υπουργείου Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων, η οποία αξιολογείται με βάση την πιθανότητα εμφάνισής της και τη σοβαρότητα των επιπτώσεών της.

3.Διαχείριση κινδύνου: είναι η διαδικασία αναγνώρισης, αξιολόγησης, διαχείρισης και ελέγχου ενδεχόμενων αρνητικών γεγονότων ή καταστάσεων, η οποία πραγματοποιείται με σκοπό την παροχή επαρκούς διαβεβαίωσης, σχετικά με την επίτευξη στόχων του φορέα.

4.Σύστημα Εσωτερικού Ελέγχου: είναι ένα σύνολο λειτουργιών και διαδικασιών (όπως τρόπος οργάνωσης, πολιτικές, διαδικασίες), που έχουν υιοθετηθεί από τις υπηρεσίες του Υπουργείου Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων και αφορούν σε οποιαδήποτε πράξη ανα-λαμβάνεται από τον Υπουργό Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων ή από τους Υπευθύνους της διαχείρισης κινδύνων αυτής (υπαλλήλων, Προϊσταμένων Τμημάτων και Διεύθυνσης), προκειμένου να αυξηθεί η πιθανότητα επίτευξης των προκαθορισμένων στρατηγικών στόχων της και να μετριαστούν οι κίνδυνοι που εμποδίζουν την επίτευξή τους.

5.Λειτουργική Σχέση Αναφοράς: ο Προϊστάμενος της Μονάδας Ελέγχου, η οποία, όπως προαναφέρθηκε, υπάγεται απευθείας στον Υπουργό Εργασίας και Κοινωνικών

Υποθέσεων, στο πλαίσιο των καθηκόντων του, τελεί σε Λειτουργική Σχέση Αναφοράς με αυτόν, η οποία συνίσταται στην υποχρέωσή του να επικοινωνεί και να συνεργάζεται άμεσα μαζί του, καθώς και να παρακολουθεί και να συμμετάσχει σε συνεδριάσεις που αφορούν σε θέματα διαδικασιών διαχείρισης κινδύνου, του συστήματος εσωτερικού ελέγχου και διακυβέρνησης, προκειμένου να λαμβάνει γνώση για στρατηγικές, επιχειρησιακές και λειτουργικές εξελίξεις, που λαμβάνουν χώρα σε αυτό, ώστε να εντοπίζει εγκαίρως ζητήματα που χρήζουν αντιμετώπισης.

6.Γνώμη Ετήσιας Έκθεσης της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου: είναι η υποχρέωση που έχει ο Προϊστάμενος της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου, στα πλαίσια της Λειτουργικής Σχέσης Αναφοράς του προς τον Υπουργό Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων, να διατυπώνει συμπεράσματα για τα θέματα διακυβέρνησης, διαχείρισης κινδύνου και συστημάτων εσωτερικού ελέγχου του Υπουργείου, βασιζόμενος στα αποτελέσματα του έργου και των δραστηριοτήτων της Μονάδας.

7.Προσθήκη αξίας: είναι η αξία που παράγεται μέσω των υπηρεσιών διαβεβαίωσης και του συμβουλευτικού έργου της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου.

8.Απάτη: κατά το Διεθνές Πλαίσιο για την Επαγγελματική Εφαρμογή του Εσωτερικού Ελέγχου και για τους σκοπούς, αποκλειστικά του εσωτερικού ελέγχου: είναι οποιαδήποτε πράξη ή παράλειψη από πρόσωπα ή ομάδες προσώπων ή υπηρεσία/σίες ή νομικά πρόσωπα ή φορείς, που χαρακτηρίζεται από δόλο, απόκρυψη ή κατάχρηση εμπιστοσύνης, με σκοπό την απόκτηση χρημάτων, περιουσιακών στοιχείων ή παροχής υπηρεσιών, την αποφυγή πληρωμής ή την άρνηση πληρωμής ή την άρνηση παροχής υπηρεσίας ή τη διασφάλιση ατομικού ή επιχειρηματικού πλεονεκτήματος. Οι προαναφερθείσες πράξεις ή παραλείψεις δεν στοιχειοθετούν απαραιτήτως αδίκημα ή πειθαρχικό παράπτωμα κατά την κείμενη νομοθεσία και δεν εξαρτώνται από την απειλή χρήσης βίας ή φυσικής δύναμης. Οποιαδήποτε αναφορά περί απάτης σε Εκθέσεις Εσωτερικού Ελέγχου νοείται με την παρούσα έννοια.

9.Συμφωνηθείσα Ενέργεια: είναι η ενέργεια, στην οποία συμφωνεί να προβεί η αρμόδια Υπηρεσία με σκοπό να αποτραπεί ή να μετριαστεί ή να διορθωθεί ή να αρθεί ο κίνδυνος εμφάνισης ή ο κίνδυνος μη επίτευξης των στόχων του φορέα.

 

Άρθρο 5

Πεδίο εφαρμογής των αρμοδιοτήτων και του έργου της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου

Στο πεδίο εφαρμογής των αρμοδιοτήτων και του έργου της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου υπάγονται όλες οι Υπηρεσίες του Υπουργείου, τα συλλογικά όργανα αυτού, οι εποπτευόμενοι από αυτό φορείς και η Εθνική Αναλογιστική Αρχή, οι οποίοι δεν έχουν δική τους Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου, οι διαδικασίες και οι λειτουργίες τους, τα εκτελούμενα στο Υπουργείο έργα, καθώς και τα πληροφοριακά του συστήματα.

Το πεδίο εφαρμογής του έργου της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου περιλαμβάνει την αντικειμενική εξέταση αποδεικτικών στοιχείων με σκοπό την παροχή ανεξάρτητων αξιολογήσεων στον Υπουργό Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων σχετικά με την επάρκεια και την αποτελεσματικότητα της διακυβέρνησης, της διαχείρισης κινδύνων και του συστήματος εσωτερικού ελέγχου.

 

ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΤΗΣ ΜΟΝΑΔΑΣ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ ΚΑΙ ΑΡΧΕΣ ΠΟΥ ΤΗΡΟΥΝΤΑΙ ΚΑΤΑ ΤΗΝ ΑΣΚΗΣΗ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ ΤΗΣ

 

Άρθρο 6

Λειτουργική Σχέση Αναφοράς του Προϊσταμένου της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου προς τον Υπουργό Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων

Ο Προϊστάμενος της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου τελεί σε Λειτουργική Σχέση Αναφοράς με τον Υπουργό Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων, η οποία συνίσταται: Α) Στην έγκριση από τον Υπουργό Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων:

αα) του περιεχομένου του Κανονισμού Λειτουργίας Εσωτερικού Ελέγχου της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου ββ) του Εγχειριδίου Εσωτερικών Ελέγχων και του Ετήσιου Προγράμματος Έργου της Μονάδας.

γγ) των εντολών διεξαγωγής προγραμματισμένων ελέγχων και εντολών παροχής συμβουλευτικών έργων της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου.

Β) Στην υποβολή από τον Προϊστάμενο της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου προς τον Υπουργό Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων: αα) της Ετήσιας Έκθεσης με Γνώμη, ββ) των εκθέσεων της Μονάδας για κάθε έλεγχο και συμβουλευτικό έργο και των περιοδικών και τελικών αναφορών σχετικά με την υλοποίηση των συμφωνηθεισών ενεργειών κάθε οριστικής έκθεσης καθώς και των τελικών εκθέσεων των συμβουλευτικών έργων, γγ) των θεμάτων που αφορούν στη λειτουργία της Μονάδας, αλλά και στην ενημέρωση από τον Υπουργό Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων για θέματα διαδικασιών διαχείρισης κινδύνου και του συστήματος εσωτερικού ελέγχου, προκειμένου να λαμβάνει γνώση για στρατηγικές, επιχειρησιακές και λειτουργικές εξελίξεις, που λαμβάνουν χώρα σε αυτήν, ώστε να εντοπίζει εγκαίρως ζητήματα που χρήζουν αντιμετώπισης.

 

Άρθρο 7

Συνεργασία της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου με Υπηρεσίες του Υπουργείου

Ο Προϊστάμενος της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου, κατόπιν έγκρισης του Υπουργού Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων, συμφωνεί με τους Προϊσταμένους των Υπηρεσιών του Υπουργείου, εφόσον παραστεί ανάγκη, το πλαίσιο συνεργασίας, με το οποίο καθορίζονται οι όροι ανταλλαγής των απαιτούμενων πληροφοριών και στοιχείων στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων τους.

 

Άρθρο 8

Καθήκοντα του Προϊσταμένου της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου

1.Ο Προϊστάμενος της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου, στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων και των επιχειρησιακών στόχων της Μονάδας, λαμβανομένων υπόψη των οριζομένων στις διατάξεις του παρόντος, ασκεί τα καθήκοντά του με τρόπο που να διασφαλίζεται ότι η λειτουργία της Μονάδας προσθέτει αξία στο Υπουργείο. Έχει αρμοδιότητα να:

α) Λαμβάνει υπόψη τις στρατηγικές και τους κινδύνους του Υπουργείου Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων.

β) Προτείνει, αρμοδίως, τρόπους για την βελτίωση της διακυβέρνησης, της διαχείρισης κινδύνων και του συστήματος Εσωτερικού Ελέγχου του Υπουργείου.

γ) Ορίζει κατευθύνσεις και οδηγίες βάσει των επιχειρησιακών στόχων της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου για την ευθυγράμμισή τους με τους στρατηγικούς στόχους του Στρατηγικού Σχεδίου του Υπουργείου. Μεριμνά για την καταγραφή και την τυποποίηση των διαδικασιών της Μονάδας και επιβλέπει τη σύνταξη του Εγχειριδίου Εσωτερικών Ελέγχων, το οποίο μπορεί να αναθεωρείται ύστερα από την έγκριση του Υπουργού.

2.Στην περίπτωση που οποιοιδήποτε άλλοι ρόλοι ή καθήκοντα, πέραν των αναφερομένων στον παρόντα Κανονισμό, ανατίθενται στον Προϊστάμενο της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου, πρέπει να διασφαλίζεται ότι δεν παρεμποδίζεται η ανεξαρτησία, η αντικειμενικότητα και η υλοποίηση του έργου της Μονάδας.

 

Άρθρο 9

Ανεξαρτησία του έργου της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου

1.Η ανεξαρτησία του έργου της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου προάγεται με:

α) Τη διευκόλυνση των ελεγκτικών εργασιών της. β) Την ελεύθερη πρόσβαση, κατά την εκτέλεση αυτού, στα αρχεία των Υπηρεσιών του Υπουργείου, σε στοιχεία που αφορούν στο ανθρώπινο δυναμικό της και σε περιουσιακά στοιχεία αυτού και γ) Τη μη ύπαρξη περιορισμών στους αναγκαίους πόρους, οι οποίοι θέτουν σε κίνδυνο την επίτευξη του προ-γραμματισμένου ή έκτακτου έργου της Μονάδας.

2.Σε περίπτωση που πλήττεται η ανεξαρτησία του έργου της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου σε σχέση με τα ανωτέρω, ο Προϊστάμενος αυτής ενεργεί αμέσως, ενημερώνοντας σχετικά τον Υπουργό Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων.

 

Άρθρο 10

Τήρηση της αμεροληψίας κατά την άσκηση

του έργου της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου Το έργο της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου ασκείται με αμερόληπτο τρόπο. Στο πλαίσιο αυτό:

1.Ο Προϊστάμενος της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου: α) Μεριμνά, ώστε να ανατίθενται στους ασκούντες εσωτερικό έλεγχο ή στα στελέχη της Μ.Ε.Ε. έργα, με τρόπο που να αποφεύγονται πιθανές ή πραγματικές συγκρούσεις συμφερόντων. Ιδιαίτερα, δεν ανατίθενται υπηρεσίες διαβεβαιωτικών δραστηριοτήτων, για τις οποίες ήταν υπεύθυνοι στο παρελθόν, πριν παρέλθει χρονικό διάστημα ενός (1) έτους από την άσκηση αυτών. Δεν αποκλείεται όμως η ανάθεση σε Ελεγκτή συμβουλευτικών υπηρεσιών επί των ανωτέρω δραστηριοτήτων.

β) Ενημερώνεται εγγράφως από τους Ελεγκτές για πιθανές συγκρούσεις συμφερόντων, διά της υποβολής εκ μέρους τους αιτιολογημένου αιτήματος εξαίρεσής τους από το ανατιθέμενο έργο, η αποδοχή του οποίου (αιτήματος) συνεπάγεται την αντικατάσταση του αιτού- ντος, αμέσως.

Επίσης, σε περίπτωση που εκτιμάται από τον Ελεγκτή ότι κατά την παροχή συμβουλευτικών υπηρεσιών μπορεί να προκύψει σύγκρουση συμφερόντων, αυτό γνωστοποιείται στον Προϊστάμενο της Μονάδας, ο οποίος ενεργεί ανάλογα με τους διαθέσιμους πόρους και το είδος του παρεχόμενου συμβουλευτικού έργου.

γ) Μεριμνά για την περιοδική εναλλαγή του είδους των έργων που ανατίθενται στους Ελεγκτές.

2.Οι Ελεγκτές της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου, κατά την άσκηση των καθηκόντων τους: α) Επιδεικνύουν αντικειμενικότητα και τηρούν αμερόληπτη στάση κατά τη συγκέντρωση, αξιολόγηση και κοινοποίηση των πληροφοριών για την δραστηριότητα ή τη διαδικασία που εξετάζεται και δεν επηρεάζονται από το ατομικό τους συμφέρον ή τα συμφέροντα άλλων, κατά το σχηματισμό της κρίσης τους, β) Δεν αποδέχονται οτιδήποτε μπορεί να βλάψει ή θεωρείται ότι βλάπτει την επαγγελματική τους κρίση, γ) Δε συμμετέχουν σε οποιαδήποτε δραστηριότητα ή δεν αναπτύσσουν επαγγελματικές σχέσεις που ενδέχεται να βλάψουν ή θεωρείται ότι βλάπτουν την αμερόληπτη κρίση τους, συμπεριλαμβανομένων και εκείνων των δραστηριοτήτων ή σχέσεων οι οποίες ενδέχεται να συγκρούονται με τα συμφέροντα του Υπουργείου.

δ) Προβαίνουν σε έγκαιρη, έγγραφη, αιτιολογημένη ενημέρωση του Προϊσταμένου της Μονάδας σε περίπτωση πιθανής ή πραγματικής σύγκρουσης συμφερόντων και τυχόν κινδύνου μεροληψίας εκ μέρους τους.

Σε κάθε έκθεση γίνεται ρητή και σαφής αναφορά από τους διενεργούντες τον εσωτερικό έλεγχο ότι δεν συντρέχει ζήτημα μεροληψίας και έλλειψης/αδυναμίας αντικειμενικότητας εκ μέρους τους.

Οι υπάλληλοι που στελεχώνουν την Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου, κατά την άσκηση του/των έργου/ων τους/ καθηκόντων τους, τηρούν:

α) Τον παρόντα Κανονισμό Λειτουργίας της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου του Υπουργείου, β) Τον Κώδικα Δεοντολογίας Εσωτερικών Ελεγκτών,

γ) Το Εγχειρίδιο Εσωτερικών Ελέγχων της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου.

 

Άρθρο 11

Επαγγελματική επιμέλεια, επάρκεια και επιμόρφωση

Για την άσκηση του έργου της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου απαιτείται επαγγελματική επάρκεια και δέουσα επαγγελματική επιμέλεια.

1.Οι Ελεγκτές, πέραν της αρχικής εκπαίδευσης, που λαμβάνουν με την επιτυχή παρακολούθηση προγράμματος κατάρτισης για τον Εσωτερικό Έλεγχο στο Εθνικό Κέντρο Δημόσιας Διοίκησης και Αυτοδιοίκησης ή σε άλλο πιστοποιημένο φορέα επιμόρφωσης, μεριμνούν και οι ίδιοι για τη συμμετοχή τους σε άλλα πιστοποιημένα προγράμματα εκπαίδευσης, μετά από σύμφωνη γνώμη του Προϊσταμένου της Μονάδας, ο οποίος συνεκτιμά τις υπηρεσιακές ανάγκες, ώστε να μην καθυστερεί το ανατιθέμενο στους Εσωτερικούς Ελεγκτές έργο.

2.Ο Προϊστάμενος της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου μεριμνά για την εκπαίδευση του προσωπικού της Μονάδας και ενθαρρύνει την επαγγελματική επιμόρφωση αυτού, λαμβανομένου υπόψη των περιορισμών που προκύπτουν από τις ανάγκες εκτέλεσης του Ετήσιου Προγράμματος Έργου, καθώς και του βαθμού προτεραιότητας των εκπαιδευτικών αναγκών του προσωπικού της Μονάδας.

3.Αν κατά την εκτέλεση συγκεκριμένου έργου (διαβεβαιωτική/συμβουλευτική δραστηριότητα) της Μονάδας απαιτούνται εξειδικευμένες γνώσεις ο Προϊστάμενος της Μονάδας εισηγείται στον Υπουργό Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων τον ορισμό υπαλλήλου/λων άλλης/ άλλων Υπηρεσίας/ων του Υπουργείου, ο/οι οποίος/οι διαθέτει/ουν τις ειδικές γνώσεις που απαιτεί το εν λόγω έργο. Στην περίπτωση που απαιτούνται ειδικές γνώσεις ο Υπουργός Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων δύναται να ζητήσει τον ορισμό εξωτερικών συνεργατών, εφόσον αυτό προβλέπεται από τις οικείες διατάξεις. Με τον ορισμό των ανωτέρω περιγράφεται και το έργο, το οποίο αυτοί θα εκτελέσουν, η διάρκεια και το πλαίσιο συνεργασίας τους με τον Εσωτερικό Ελεγκτή, καθώς και ό,τι άλλο απαιτηθεί από τις συγκεκριμένες υπηρεσιακές ανάγκες.

Στην περίπτωση αυτή, οι ανωτέρω υπάλληλοι δε συνυπογράφουν τη σχετική Έκθεση, αλλά υποβάλλουν υπόμνημα, το οποίο αποτελεί αναπόσπαστο τμήμα αυτής. Επίσης, πριν από τη συμμετοχή τους στη διαδικασία υποβάλλουν δήλωση για τη μη ύπαρξη σύγκρουσης συμφερόντων και για την εκτέλεση του έργου τους με εχεμύθεια και εμπιστευτικότητα.

 

Άρθρο 12

Πρόγραμμα Διαβεβαίωσης και Βελτίωσης Ποιότητας

Ο Προϊστάμενος της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου αναπτύσσει, τηρεί και υλοποιεί Πρόγραμμα Διαβεβαίωσης και Βελτίωσης Ποιότητας (Π.Δ. και Β.Π.) της λειτουργίας της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου, με το οποίο παρέχεται η δυνατότητα αποτίμησης του βαθμού συμμόρφωσης της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου με τον παρόντα Κανονισμό Λειτουργίας της, του βαθμού τήρησης του Κώδικα Δεοντολογίας Εσωτερικών Ελεγκτών από τους Εσωτερικούς Ελεγκτές της Μονάδας, αξιολόγησης της αποδοτικότητας της λειτουργίας του εσωτερικού ελέγχου και εντοπισμού πεδίων που χρήζουν βελτίωσης, ώστε να προσθέτει αξία και να βελτιώνει τις διαδικασίες που διέπουν τη λειτουργία του Υπουργείου.

 

Άρθρο 13

Απαιτήσεις του Προγράμματος Διαβεβαίωσης και Βελτίωσης Ποιότητας

Το Πρόγραμμα Διαβεβαίωσης και Βελτίωσης Ποιότητας (Π.Δ. και Β.Π.) περιλαμβάνει τόσο τις διαρκείς εσωτερικές αξιολογήσεις όσο και την εξωτερική αξιολόγηση, με τις οποίες συνολικά εκτιμάται η ποιότητα της λειτουργίας του εσωτερικού ελέγχου, εξάγονται συμπεράσματα και υποβάλλονται σχετικές εισηγήσεις για τις απαιτούμενες βελτιώσεις.

1.Για τις διαρκείς εσωτερικές αξιολογήσεις χρησιμοποιούνται διαδικασίες και εργαλεία που περιλαμβάνουν:

α) την εποπτεία του ελεγκτικού έργου,

β) την υλοποίηση του Ετήσιου Προγράμματος Έργου της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου,

γ) τις εργασίες ελέγχου και τις διαδικασίες που ακολουθούνται, σύμφωνα με το Εγχειρίδιο Εσωτερικών Ελέγχων της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου,

δ) την τήρηση των τιθέμενων προθεσμιών,

ε) τον αριθμό των προτάσεων που συμφωνήθηκαν στ) τον αριθμό των συμφωνηθεισών ενεργειών που υλοποιήθηκαν μέσα στο έτος.

2.Η εξωτερική αξιολόγηση στη Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου δύναται να πραγματοποιείται μία φορά κάθε πέντε (5) έτη, κατόπιν σχετικής έγκρισης του επικεφαλής του φορέα.

 

ΔΙΕΞΑΓΩΓΗ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ ΤΗΣ ΜΟΝΑΔΑΣ ΕΛΕΓΧΟΥ

 

Άρθρο 14

Διακυβέρνηση

Η Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου με μέριμνα του Προϊσταμένου της αξιολογεί και υποβάλλει κατάλληλες προ-τάσεις για τη βελτίωση των διαδικασιών διακυβέρνησης του Υπουργείου σχετικά με: α) τη λήψη στρατηγικών αποφάσεων, β) την εποπτεία της διαχείρισης κινδύνου και του συστήματος Εσωτερικού Ελέγχου, καθώς και με την κοινοποίηση, αρμοδίως, πληροφοριών, που αφορούν στους κινδύνους και στους ελεγκτικούς μηχανισμούς, γ) τον σχεδιασμό, την υλοποίηση και την αποτελεσματικότητα των στόχων, των προγραμμάτων και των δραστηριοτήτων του Υπουργείου που σχετίζονται με τις αξίες αυτού,

δ) τη διασφάλιση της αποτελεσματικής διαχείρισης, της απόδοσης και της λογοδοσίας, ε) τα πληροφοριακά συστήματα, ως προς την συμβολή τους στην επίτευξη των στρατηγικών στόχων του φορέα.

 

Άρθρο 15

Διαχείριση Κινδύνου

1. Η Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου, στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων της, αξιολογεί την αποτελεσματικότητα των διαδικασιών διαχείρισης κινδύνου και συμβάλλει στη βελτίωσή τους, εκτιμώντας, μεταξύ άλλων, εάν: α) Οι σημαντικοί κίνδυνοι εντοπίζονται και αξιολογούνται από τους υπευθύνους της διαχείρισης αυτών.

β) Οι πληροφορίες σχετικά με τους κινδύνους συλλέγονται και κοινοποιούνται εγκαίρως, ώστε να έχουν τη δυνατότητα οι υπεύθυνοι αυτών να τους διαχειρίζονται, καθώς και ο Υπουργός Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων να προβαίνει σε κατάλληλες διορθωτικές ενέργειες.

γ) Τα μέτρα αντιμετώπισης των κινδύνων είναι τα απαιτούμενα, ανάλογα με τα αποδεκτά όρια ανάληψης κινδύνων που έχει θέσει το Υπουργείο.

2.Στο πλαίσιο υποστήριξης του Υπουργού, προκειμένου η Διοίκηση να καθιερώσει νέες διαδικασίες διαχείρισης κινδύνου ή να βελτιώσει τις ήδη υφιστάμενες, η Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου δεν αναλαμβάνει διοικητική ευθύνη για τις διαδικασίες αυτές, αλλά παρέχει την αναγκαία συνδρομή της για την εδραίωσή τους.

3.Οι Εσωτερικοί Ελεγκτές, κατά την εκτέλεση των ανατιθέμενων σε αυτούς έργων, συγκεντρώνουν πληροφορίες σχετικά με τη διαχείριση κινδύνων, όπως αυτή υλοποιείται από τον ελεγχόμενο, προκειμένου να αξιολογήσουν την αποτελεσματικότητά της στο μετριασμό των κινδύνων. Περαιτέρω, κατά τη διάρκεια των συμβουλευτικών έργων, οι Εσωτερικοί Ελεγκτές εντοπίζουν τον κίνδυνο που συνδέεται με τους αντικειμενικούς σκοπούς του έργου και αναζητούν σε συνεχή βάση την τυχόν ύπαρξη και άλλων, επίσης σημαντικών κινδύνων.

4.Αναφορικά με τη διαχείριση των κινδύνων που απει-λούν τη λειτουργία του ίδιου του εσωτερικού ελέγχου, η Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου μεριμνά, ιδιαιτέρως για την εξάλειψη των κινδύνων δυσφήμισης, ψευδούς βεβαίωσης και αστοχίας ελέγχου.

 

Άρθρο 16

Σύστημα Εσωτερικού Ελέγχου των υπηρεσιών του Υπουργείου

Η Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου, στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων της, συμβάλλει ώστε η λειτουργία του εσωτερικού ελέγχου να υποστηρίζει την ανάπτυξη και τη διατήρηση αποτελεσματικών ελεγκτικών μηχανισμών (σύστημα εσωτερικού ελέγχου), με την αξιολόγηση της επάρκειας, της αποτελεσματικότητας και της αποδοτικότητάς του και με την επιδίωξη της διαρκούς βελτίωσής του, με απώτερο σκοπό:

α) την επίτευξη των στρατηγικών στόχων του φορέα,

β) την παροχή αξιοπιστίας και εγκυρότητας της πληροφόρησης των μηχανισμών ελέγχου του Υπουργείου,

γ) την αποτελεσματικότητα και την αποδοτικότητα των λειτουργιών και των πληροφοριακών συστημάτων του Υπουργείου,

δ) τη διασφάλιση των περιουσιακών στοιχείων του Υπουργείου,

ε) τη συμμόρφωση σε νομοθετικές και κανονιστικές διατάξεις εθνικού και διεθνούς δικαίου.

στ) τον τρόπο με τον οποίο ο φορέας διαχειρίζεται τον κίνδυνο απάτης.

 

Άρθρο 17

Ετήσιο Πρόγραμμα της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου

1.Ο Προϊστάμενος της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου καταρτίζει Ετήσιο Πρόγραμμα Έργου (διαβεβαιωτικού και συμβουλευτικού), λαμβανομένων υπόψη των διαθέσιμων πόρων της Μονάδας και σε συνάρτηση με την στελέχωσή της. Στη συνέχεια το υποβάλλει για έγκριση στον/την Υπουργό Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων μέχρι το τέλος Ιανουαρίου εκάστου έτους.

2.Το Ετήσιο Πρόγραμμα περιλαμβάνει:

α) Τους εσωτερικούς ελέγχους.

Οι έλεγχοι επιλέγονται από τη Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου, κατόπιν αξιολόγησης των κινδύνων που επηρεάζουν το Υπουργείο και του βαθμού έκθεσης σε αυτούς, σε σχέση με τους στρατηγικούς στόχους της. Επίσης, η Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου λαμβάνει υπόψη το πλαίσιο διαχείρισης κινδύνου του Υπουργείου, καθώς και τα αποδεκτά όρια ανάληψης κινδύνων που έχουν οριστεί από τον Υπουργό Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων για τις διαφορετικές δραστηριότητες αυτής, κατόπιν σχετικών εισηγήσεων των Προϊσταμένων των οργανικών μονάδων του φορέα. Μέχρι τη θέσπιση πλαισίου διαχείρισης κινδύνων, η Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου με μέριμνα του Προϊσταμένου της αξιολογεί τους κινδύνους του φορέα, λαμβανομένων υπόψη των διαθεσίμων στοιχείων που παρέχονται από τις Υπηρεσίες αυτού. Η τεκμηρίωση της εν λόγω αξιολόγησης περιλαμβάνεται στο Ετήσιο Πρόγραμμα.

β) Τα συμβουλευτικά έργα

Τα συμβουλευτικά έργα επιλέγονται από τη Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου με κριτήριο τη βελτίωση των λειτουργιών του φορέα, καθώς και την αξία που προσθέτουν σε αυτή, μέσω της διαχείρισης κινδύνων.

3.Το Ετήσιο Πρόγραμμα Έργου υλοποιείται με την έκδοση εντολών από τον/την Υπουργό Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων ή από το εξουσιοδοτημένο από αυτόν όργανο (προγραμματισμένο έργο). Πέραν των ανωτέρω εντολών, δύνανται να εκδίδονται από τον/ την Υπουργό Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων και εντολές διεξαγωγής έκτακτων εσωτερικών ελέγχων ή παροχής συμβουλευτικών έργων.

4.Ο Προϊστάμενος της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου παρακολουθεί και εισηγείται την τροποποίηση του Ετήσιου Προγράμματος Έργου, όταν κρίνει ότι αυτό απαιτείται, λόγω εξωγενών ή ενδογενών παραγόντων.

Το Ετήσιο Πρόγραμμα Έργου τροποποιείται κατόπιν έγκρισης του επικεφαλής του φορέα.

 

Άρθρο 18

Στάδια του Έργου της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου

Τα στάδια του Έργου της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου διακρίνονται ανάλογα με το είδος της δραστηριότητας, στα παρακάτω:

Στάδια διαβεβαιωτικής δραστηριότητας: α) ανάθεση διεξαγωγής του ελέγχου σε Ελεγκτή ανάλογα με το βαθμό δυσκολίας του και τις ιδιαιτερότητές του,

β) σχεδιασμός του ελέγχου και χρονοδιαγράμματος ελέγχου,

γ) εκτέλεση του ελέγχου,

δ) προσωρινή έκθεση του εσωτερικού ελέγχου,

ε) οριστικοποίηση της Έκθεσης του ελέγχου.

Στάδια συμβουλευτικής δραστηριότητας: α) ανάθεση της παροχής του συμβουλευτικού έργου, β) σχεδιασμός του συμβουλευτικού έργου, γ) εκτέλεση του συμβουλευτικού έργου, δ )κατάρτιση και υποβολή του συμβουλευτικού έργου.

 

Άρθρο 19

Εποπτεία του Έργου της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου

Ο Προϊστάμενος της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου έχει την ευθύνη για την υλοποίηση του έργου αυτής.

Εποπτεύει κάθε έργο που ανατίθεται στους Εσωτερικούς Ελεγκτές καθόλη τη διάρκειά του, έτσι ώστε να εξασφαλίζεται η επίτευξη των αντικειμενικών σκοπών αυτού και να διασφαλίζεται η ποιότητα της παρεχόμενης υπηρεσίας.

 

Άρθρο 20

Ανάθεση Έργου

1.Η διεξαγωγή εσωτερικού ελέγχου ή η παροχής συμβουλευτικού έργου ανατίθενται σε Εσωτερικό Ελεγκτή της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου ή σε Εσωτερικούς Ελεγκτές, με την έκδοση σχετικής εντολής, σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 18 της παρούσας.

2.Τροποποίηση της εντολής επιτρέπεται, κατόπιν έγκρισης του Υπουργού ή του εξουσιοδοτημένου από αυτόν οργάνου, που έχει εκδώσει την εντολή, σε περίπτωση που απαιτείται:

α) επέκταση της διάρκειας του έργου ή/και β) τροποποίηση της σύνθεσης της ελεγκτικής ομάδας ή της ομάδας παροχής συμβουλευτικού έργου. Σε περίπτωση που απαιτείται περιορισμός ή διεύρυνση του σκοπού της εντολής ή τροποποίηση, αυτή εγκρίνεται μόνο από τον Υπουργό Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων.

3.Τροποποίηση των εντολών μπορούν να προτείνουν και:

α) ο Προϊστάμενος της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου ή/και

β) οι Εσωτερικοί Ελεγκτές, κατόπιν αιτιολογημένης πρότασής τους και έγκρισης από τον/τους Προϊστάμενο/μένους του/των αρμοδίου/διων για την υλοποίηση του Έργου, Τμήματος/των.

 

Άρθρο 21

Σχεδιασμός του έργου

Μετά την ανάθεση του έργου αναπτύσσεται ο σχεδιασμός αυτού, λαμβανομένων υπόψη: α) των στρατηγικών στόχων του Υπουργείου, β) των αντικειμενικών σκοπών του έργου, γ) των κινδύνων που σχετίζονται με το έργο (εσωτερικών και εξωτερικών) συμπεριλαμβανομένων και των κινδύνων απάτης,

δ) του εύρους του έργου, το οποίο πρέπει να είναι επαρκές για την επίτευξη των αντικειμενικών σκοπών του,

ε) της διάρκειας του έργου και των διαθεσίμων πόρων για την υλοποίηση αυτού.

Ο σχεδιασμός του έργου αποτυπώνεται στο Σχέδιο Έργου και στο Χρονοδιάγραμμα υλοποίησης αυτού. Το Σχέδιο Έργου και το Χρονοδιάγραμμα υλοποίησης αυτού εγκρίνονται από τον Προϊστάμενο της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου. Τυχόν αναπροσαρμογές στο Σχέδιο του έργου και στο Χρονοδιάγραμμα υλοποίησής του, οι οποίες προκύπτουν κατά τη διάρκεια της εκτέλεσης αυτού, υποβάλλονται έγκαιρα για έγκριση αρμοδίως.

 

Άρθρο 22

Εκτέλεση του Έργου

Κατά το στάδιο της εκτέλεσης του έργου υλοποιούνται τα ελεγκτικά βήματα (οι ελεγκτικές ενέργειες) που έχουν συμπεριληφθεί στο Σχέδιο του Έργου, με την τήρηση του σχετικού Χρονοδιαγράμματος. Στο στάδιο αυτό εντοπίζονται, συλλέγονται και καταγράφονται επαρκείς, αξιόπιστες και χρήσιμες πληροφορίες για την τεκμηρίωση τυχόν ευρημάτων του έργου, καθώς και οι ενδεχόμενοι κίνδυνοι. Σε περίπτωση κατά την οποία θα υπάρξουν ενδείξεις απάτης ή έλλειψης ακεραιότητας που χρειάζονται ειδική διερεύνηση, αυτές γνωστοποιούνται αμέσως μέσω εμπιστευτικής αλληλογραφίας, μετά από ενημέρωση του Προϊσταμένου της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου και των Προϊσταμένων των αρμοδίων Τμημάτων αυτής, κατά περίπτωση, στην/στις αρμόδια/διες Υπηρεσία/σίες και στον Υπουργό Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων. Παράλληλα λαμβάνονται όλα τα αναγκαία μέτρα ώστε να μην καταστραφούν ή αλλοιωθούν τα αποδεικτικά στοιχεία.

 

Άρθρο 23

Γνωστοποίηση των Αποτελεσμάτων του Έργου

Τα αποτελέσματα του Έργου γνωστοποιούνται μέσω της Έκθεσης, η οποία υποβάλλεται με έγγραφο του Προϊσταμένου της Μονάδας στον Υπουργό Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων και αποστέλλεται: α) στον Προϊστάμενο της αρμόδιας Οργανικής Μονάδας και στον/στους Προϊστάμενο/νους της/των υπαγομένης/νων σε αυτήν Υπηρεσίας/σιών, στην/στις οποία/ ες αφορά το διενεργούμενο έργο ή β) στον/στους Προϊστάμενο/μένους της αρμόδιας/ διων Υπηρεσίας/σιών που υπάγεται/ονται απευθείας στον Υπουργό Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων, στην/στις οποία/οίες αφορά το διενεργούμενο έργο.

Οι Εκθέσεις μπορούν να γνωστοποιούνται, πέραν των προαναφερθέντων και σε άλλες υπηρεσίες ή σε άλλους φορείς εκτός του οικείου φορέα, μόνο ύστερα από έγκριση του Υπουργού.

 

Άρθρο 24

Προσωρινή Έκθεση Ελέγχου

1.Η Προσωρινή Έκθεση Εσωτερικού Ελέγχου υποβάλλεται από την αρμόδια ελεγκτική ομάδα για την υλοποίηση του ελέγχου στον Προϊστάμενο της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου. Σε περίπτωση που διαπιστώθηκε περίπτωση απάτης, στην έκθεση γίνεται απλή μνεία χωρίς να αποκαλυφθούν τα στοιχεία της σχετικής έρευνας.

2.Ο Προϊστάμενος της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου κατά την κρίση του, μπορεί να ζητήσει από την αρμόδια ελεγκτική ομάδα την τροποποίηση της Προσωρινής Έκθεσης (για την οποία ενδέχεται να απαιτείται και συμπληρωματική ελεγκτική εργασία) και την επανυποβολή.

3.Στη συνέχεια, η Προσωρινή Έκθεση αποστέλλεται στον/στους Προϊστάμενο/μένους της/των αρμόδιας/ διων Γενικής/κών Διεύθυνσης/Διευθύνσεων, καθώς και στην/στις αντίστοιχη/χες Υπηρεσία/ες αυτής/ών, στην/ στις οποία/ες αφορά ο έλεγχος ή στον/στους Προϊστά- μενο/μένους της/των αρμόδιας/διων Υπηρεσίας/σιών που υπάγεται/ονται απευθείας στον Υπουργό Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων, στην/στις οποία/οίες αφορά ο έλεγχος, προκειμένου να διατυπώσουν εγγράφως την αποδοχή των προτάσεων που εμπεριέχονται σε αυτήν, καθώς και του χρονοδιαγράμματος υλοποίησής τους ή να αιτιολογήσουν την τυχόν εν μέρει ή εν όλω μη αποδοχή αυτών. Ο/Οι Προϊστάμενος/οι της αρμόδιας/ων Γενικής/ων Διεύθυνσης/θύνσεων μεριμνά/μνούν για τον συντονισμό της/των ελεγχόμενης/νων Υπηρεσίας/ σιών που υπάγεται/γονται στη Γενική Διεύθυνση που προΐσταται/νται.

Υπεύθυνος για την αποδοχή ή μη των προτάσεων της Προσωρινής Έκθεσης, με το αντίστοιχο χρονοδιάγραμμα υλοποίησής τους, είναι ο Προϊστάμενος της αρμόδιας Γενικής Διεύθυνσης ή οι Προϊστάμενοι της/των αρμόδιας/ ων Υπηρεσίας/σιών που υπάγονται απευθείας στον Επικεφαλής της Αρχής στην/στις οποία/ες αφορά ο έλεγχος.

 

Άρθρο 25

Οριστικοποίηση του Ελέγχου

1.Η αποδοχή των προτάσεων των Προσωρινών Εκ-θέσεων γνωστοποιείται εγγράφως στη Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου και ακολούθως η ομάδα εσωτερικών ελεγκτών στην οποία ανατέθηκε το έργο, συντάσσει την Οριστική Έκθεση Εσωτερικού Ελέγχου, την οποία υποβάλλει στον επικεφαλής της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου. Κατά το στάδιο της ως άνω οριστικοποίησης είναι δυνατόν να προκύψουν διορθώσεις ή αλλαγές.

2.Σε περίπτωση που δεν γίνουν αποδεκτές οι προτάσεις, εν όλω ή εν μέρει, από τον/τους αρμόδιο/ους, ενημερώνεται σχετικά ο Προϊστάμενος της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου, ο οποίος δύναται να ζητήσει να πραγματοποιηθεί συνάντηση με σκοπό την επίτευξη συμφωνίας.

Σε περίπτωση που δεν αιτιολογείται από τους άνω αρμοδίους η μη αποδοχή πρότασης για υλοποίηση βελτιωτικής ενέργειας, καταγράφονται στην Οριστική Έκθεση οι τυχόν κίνδυνοι που συνεχίζουν να υφίστανται λόγω της μη υλοποίησης αυτής και γίνεται ιδιαίτερη μνεία των εν λόγω κινδύνων στο έγγραφο του Προϊσταμένου της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου, με το οποίο υποβάλλεται η Έκθεση στον Υπουργό Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων.

 

Άρθρο 26

Παρακολούθηση της Υλοποίησης των Συμφωνηθεισών Ενεργειών (follow up) του Εσωτερικού Ελέγχου

1. Η παρακολούθηση της υλοποίησης των συμφωνηθεισών ενεργειών διενεργείται από τους Εσωτερικούς Ελεγκτές, οι οποίοι επιβεβαιώνουν και αξιολογούν την υλοποίηση κάθε συμφωνηθείσας ενέργειας εντός του τεθέντος χρονοδιαγράμματος υλοποίησης αυτής. Μετά την υλοποίηση όλων των συμφωνηθεισών ενεργειών κάθε οριστικής έκθεσης, συντάσσεται Τελική Αναφορά, στην οποία, εκτός των άλλων περιλαμβάνεται και η αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας των ενεργειών που πραγματοποιήθηκαν από τις αρμόδιες Υπηρεσίες, με σκοπό την διαπίστωση της εφαρμογής ή μη των προτάσεων και της ύπαρξης τυχόν υπολειμματικών κινδύνων, αξιοποιούμενης κάθε κατάλληλης στιγμής. Η Τελική Αναφορά υποβάλλεται στον Προϊστάμενο του ως άνω

αρμόδιου Τμήματος και στη συνέχεια στον Προϊστάμενο της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου.

2. Κατά το στάδιο της παρακολούθησης της υλοποίησης των συμφωνηθεισών ενεργειών υποβάλλεται, εγγράφως από τον Προϊστάμενο της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου στον Υπουργό Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων περιοδική αναφορά, που αφορά στην πρόοδο υλοποίησης των συμφωνηθεισών ενεργειών αλλά και σε οποιοδήποτε άλλο θέμα προκύψει.

 

Άρθρο 27

Ετήσια Έκθεση με γνώμη

Στο πλαίσιο της Λειτουργικής Σχέσης Αναφοράς, ο Προϊστάμενος της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου υποβάλλει στον Υπουργό Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων:

Α) Την Ετήσια Έκθεση η οποία περιλαμβάνει, κατ' ελάχιστο:

αα) Την επιβεβαίωση της ανεξαρτησίας του έργου της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου.

ββ) Τη συμμόρφωση με τον παρόντα Κανονισμό Λειτουργίας και με τον Κώδικα Δεοντολογίας.

γγ) Θέματα σχετικά τους σκοπούς, τη λειτουργία και τον τρόπο άσκησης των αρμοδιοτήτων της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου, καθώς και άλλα θέματα που άπτο- νται του παρόντος Κανονισμού Λειτουργίας της Μονάδας.

δδ) Την αξιολόγηση της λειτουργίας του εσωτερικού ελέγχου σε σχέση με το Ετήσιο πρόγραμμα Έργου και την πρόοδο που έχει επιτευχθεί σε σχέση με αυτό.

εε) Τα αποτελέσματα των ελεγκτικών δραστηριοτήτων, με έμφαση στα ευρήματα που είναι ενδεικτικά καταστάσεων που θα μπορούσαν να επηρεάσουν αρνητικά την επίτευξη των στρατηγικών στόχων του φορέα.

στστ) Την πρόοδο υλοποίησης των συμφωνηθεισών ενεργειών.

ζζ) Την έκβαση των αποτελεσμάτων του παρεχόμενου συμβουλευτικού έργου.

ηη) Τις δυσκολίες και τα προβλήματα που προέκυψαν κατά την διεξαγωγή των εσωτερικών ελέγχων/συμβουλευτικών έργων, καθώς και κατά την παρακολούθηση υλοποίησης των συμφωνηθεισών ενεργειών και προτάσεις για την αποτελεσματική αντιμετώπιση αυτών.

θθ) Τις απαιτήσεις σε πόρους για την υλοποίηση του έργου της Μονάδας.

β) Γνώμη του Προϊσταμένου της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου για θέματα που αφορούν στη λειτουργία του φορέα, η οποία συνοδεύει την Ετήσια Έκθεση και η οποία περιλαμβάνει:

αα) Τους σημαντικούς κινδύνους που απειλούν τη Λει-τουργία του φορέα, αναφερόμενων ιδιαίτερα των κινδύνων απάτης που αφορούν στο σύστημα Εσωτερικού Ελέγχου και στη διακυβέρνηση.

ββ) τον βαθμό ανταπόκρισης των Υπηρεσιών του φορέα στους κινδύνους, καθώς και θέματα που μπορεί να ανακύψουν από τη μη αποδοχή των κινδύνων. Σε περίπτωση που στη Γνώμη διατυπώνονται αρνητικές απόψεις, πρέπει να αιτιολογούνται επαρκώς.

Η Ετήσια Έκθεση με Γνώμη γνωστοποιείται μόνο στον επικεφαλής του φορέα. Η Ετήσια Έκθεση της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου μπορεί να γνωστοποιηθεί σε τρίτους, εκτός του Υπουργού, μόνο ύστερα από έγκρισή του.

 

Άρθρο 28

Ηλεκτρονικές Εφαρμογές Υποστήριξης του Εσωτερικού Ελέγχου

Η Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου κατά την άσκηση των καθηκόντων της μπορεί να υποστηρίζεται από ηλεκτρονικές ελεγκτικές εφαρμογές και προγράμματα.

 

Άρθρο 29

Αρχείο Εσωτερικών Ελέγχων και Συμβουλευτικών Έργων

Η Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου τηρεί τα αρχεία των έργων σε φυσική και σε ηλεκτρονική μορφή. Ο Προϊστάμενος της Μονάδας ορίζει τον υπάλληλο με τον αναπληρωτή του, που θα είναι αρμόδιοι για την τήρηση των αρχείων αυτών.

 

Άρθρο 30

Τροποποίηση-Επικαιροποίηση του Κανονισμού Λειτουργίας Εσωτερικού Ελέγχου

Ο παρών Κανονισμός Λειτουργίας δύναται να αναθεωρείται μετά από πρόταση του/της Προϊσταμένου/νης της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου.

 

Άρθρο 31

Έναρξη ισχύος

Η παρούσα απόφαση ισχύει από τη δημοσίευσή της στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως.

Η απόφαση αυτή να δημοσιευθεί στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως.

Αθήνα, 13 Νοεμβρίου 2020

---

Κατεβάσετε το αρχείο με το πρωτότυπο κείμενο, όπως είναι δημοσιευμένο στο Φύλλο Εφημερίδας της Κυβερνήσεως (Φ.Ε.Κ.) του Εθνικού Τυπογραφείου.

---